1. Verzekeringsrecht klopt niet op de behandeldatum
De klassieker. De behandeling vond plaats op 28 december, maar de patiënt is per 1 januari overgestapt naar een andere verzekeraar. In het systeem staat de nieuwe polis, en de declaratie wordt naar de verkeerde UZOVI verstuurd. Of: de patiënt heeft tussentijds een aanvullende verzekering opgezegd waar de prestatie net onder viel.
De oplossing zit niet in de retour, maar in de COV-check. Door die op het moment van declareren opnieuw uit te voeren, en af te stemmen op de behandeldatum in plaats van op vandaag, vang je dit type afkeur grotendeels op.
2. Prestatiecode mag wel, maar niet bij déze verzekeraar
Een prestatiecode kan landelijk geldig zijn, maar binnen het contract met een specifieke verzekeraar uitgesloten of aan voorwaarden gebonden. Soms zit het verschil in een leeftijdsgrens, soms in een maximaal aantal per jaar, soms in een combinatie met een andere code die niet samen mag.
Wat hier helpt: een actueel overzicht per verzekeraar van wat wél en niet mag, gekoppeld aan het registratieproces. Wie pas bij de retour ontdekt dat een code niet past, is altijd te laat.
3. Tarief wijkt af van de contractafspraak
Soms gaat het om centen, soms om tientallen euro’s per regel. De oorzaak is bijna altijd hetzelfde: een tarief is bijgewerkt in het contract, maar nog niet in het bronsysteem. Of er is sprake van een tussentijdse indexatie die in maart inging, terwijl de tarieven nog op januariniveau staan.
Een vaste check op tarieftabellen, minimaal jaarlijks en altijd na een contractwijziging, voorkomt dat dit verschil zich maandenlang opstapelt.
4. Dubbele declaratie
Een regel wordt twee keer ingediend. Vaak niet bewust: een batch is opnieuw gestart na een storing, een correctie is per ongeluk naast het origineel verstuurd, of er is gewerkt in twee parallelle exports. De verzekeraar wijst de tweede regel automatisch af, en je krijgt onnodig retourwerk.
Hier helpt geen extra controle achteraf, maar een sluitende registratie van wat al verzonden is. Een markering “verstuurd” in het bronsysteem voorkomt veel handwerk.
5. Ontbrekende of verlopen verwijzing of machtiging
Voor bepaalde prestaties is een geldige verwijzing of machtiging verplicht. Verloopt die tijdens een lopend behandeltraject, dan vallen de regels van ná de verloopdatum eruit. Vaak komt dat pas aan het licht bij de retour, en dan is herstel arbeidsintensief.
Door verwijzingen en machtigingen te koppelen aan het cliëntdossier mét einddatum, krijg je vooraf een signaal in plaats van achteraf een afkeur.