De meest voorkomende frauderisico’s in de financiële administratie
Fraude en fouten in de financiële administratie ontstaan vrijwel altijd op dezelfde plekken. Betalingen aan fictieve of gemanipuleerde crediteuren, waarbij een bankrekeningnummer stilletjes wordt aangepast. Declaraties zonder onderliggende factuur of goedkeuring. Correcties in het grootboek die geen onderbouwing hebben en pas achteraf worden ontdekt. Voorschotten of kasbetalingen die niet aansluiten op de bankafschriften. En tot slot: rechten in bank- en boekhoudsystemen die niet meer aansluiten op de actuele organisatie, zoals autorisaties die zijn blijven staan na vertrek of functiewissel.
Wat deze risico’s gemeen hebben: ze zijn zichtbaar in de administratie zelf, mits er iemand periodiek naar kijkt. Interne controle draait niet om achterdocht, maar om het inbouwen van momenten waarop het proces zichzelf toetst.
Functiescheiding: het minimum en de praktische invulling
De kern van interne controle bij financiële processen zit in functiescheiding. De persoon die een factuur boekt, is niet dezelfde als degene die de betaling autoriseert, en die is weer niet dezelfde als degene die de bankmutatie verwerkt in het grootboek. In een grote organisatie is deze scheiding gemakkelijk te realiseren; in een kleinere organisatie vraagt het meer creativiteit, maar niet onmogelijk. Belangrijk daarbij is dat functiescheiding niet alleen in de rollen zit, maar ook in de systeeminrichting.
Het vier-ogen-principe effectief implementeren
Vier-ogen-principe klinkt eenvoudig: elke betaling of belangrijke boeking moet door twee mensen worden gezien. In de praktijk gaat het mis op één punt: de tweede persoon klikt vaak alleen op “akkoord” zonder inhoudelijk te kijken. Daarmee vervalt de controle en houdt de organisatie er alleen een schijnzekerheid aan over.
Vier-ogen-principe werkt alleen als de tweede fiatteur inhoudelijk iets doet. Bijvoorbeeld: de factuur openklikken, de crediteur en het bankrekeningnummer verifiëren, controleren of de goedkeuring van de budgethouder aanwezig is, en pas dan akkoord geven. In moderne bank- en boekhoudsystemen kun je bepaalde checks verplicht stellen bij de tweede stap, zodat er niet meer geklikt kan worden zonder daadwerkelijk inhoud te leveren.
De maandelijkse checks die het verschil maken
Een interne controle die alleen aan het einde van het jaar wordt uitgevoerd, komt bijna altijd te laat. Wat echt werkt, is een set vaste maandelijkse checks die het proces borgen. In de praktijk komen deze steeds terug:
- aansluiting van subadministraties (debiteuren, crediteuren) met het grootboek
- controle op wijzigingen in crediteurgegevens, met name bankrekeningnummers
- steekproefsgewijze toets op autorisaties in de administratie
- controle op memoriaalboekingen en handmatige correcties, met onderbouwing
- controle op kasbetalingen en voorschotten
- toets op de autorisatiematrix: klopt de matrix nog met de actuele functies en systeeminstellingen?
Wie deze checks belegt bij een vaste verantwoordelijke, met een vast ritme en een korte terugkoppeling naar de controller of het management, houdt het proces jaar in jaar uit robuust.
De rol van de financieel administrateur bij signalering
Fraudepreventie is niet alleen een kwestie van systemen en processen. Het is ook een kwestie van cultuur. De financieel administrateur is vaak de eerste die kleine afwijkingen ziet: een crediteur waarvan het rekeningnummer plotseling wijzigt, een factuur die net onder de goedkeuringsgrens wordt opgeknipt, een medewerker die vaker dan gebruikelijk overwerk declareert. Een organisatie waarin deze signalen gemeld en serieus opgepakt worden, voorkomt dat kleine afwijkingen uitgroeien tot grote problemen.