Wat moet je aanleveren bij de jaarverantwoording?
De jaarverantwoording wordt ingediend via DigiMV en bestaat uit een aantal vaste onderdelen. Welke informatie precies moet worden aangeleverd, hangt af van de grootte van de organisatie.
In de praktijk bestaat de jaarverantwoording uit de volgende onderdelen:
Financiële verantwoording
- Balans volgens het voorgeschreven model
- Winst- en verliesrekening volgens het voorgeschreven model
- Voor micro-rechtspersonen: een beperkte balans en beperkte winst- en verliesrekening
Vragenlijst over de bedrijfsvoering
- Vragen over de organisatie en identiteit
- Aantal medewerkers binnen de organisatie
- Aantal cliënten of patiënten
- Aanvullende vragen vanuit het CBS en de NZa
Aan te leveren documenten
Afhankelijk van de omvang van de organisatie moeten aanvullende documenten worden toegevoegd, zoals:
- Jaarrekening
- Bestuursverslag
- Accountantsverklaring
- Eventueel een verslag van de interne toezichthouder
Bestuursverklaring
Tot slot wordt de jaarverantwoording afgesloten met een bestuursverklaring. Hiermee verklaart het bestuur dat alle gegevens volledig en naar waarheid zijn ingevuld.
Na ondertekening kan de jaarverantwoording niet meer worden gewijzigd.
De deadline voor het indienen van de jaarverantwoording
Voor organisaties die een jaarverantwoording moeten indienen geldt een vaste wettelijke deadline.
De jaarverantwoording over het voorgaande boekjaar moet uiterlijk op 31 mei of 1 juni worden ingediend. Op dat moment moeten alle onderdelen definitief zijn opgesteld en vastgesteld.
Wanneer geldt welke datum?
- 31 mei: voor organisaties die indienen via DigiMV volgens de Regeling openbare jaarverantwoording WMG
- 1 juni: voor organisaties die indienen via Jaarverantwoording Zorg
Dit betekent dat vóór deze datum onder andere:
- de jaarrekening moet zijn afgerond
- de accountantscontrole (indien van toepassing) moet zijn uitgevoerd
Uitstel aanvragen wanneer de deadline niet haalbaar is
Wanneer organisaties verwachten dat de jaarverantwoording niet op tijd kan worden aangeleverd, kan in bepaalde situaties uitstel worden aangevraagd.
- Een verzoek tot uitstel moet uiterlijk vóór 1 april worden ingediend
- Bij goedkeuring verschuift de uiterste indieningsdatum naar 1 oktober
Het is daarom belangrijk om tijdig te beoordelen of de jaarverantwoording binnen de oorspronkelijke deadline kan worden afgerond.
Wat betekent dit voor de financiële administratie?
Omdat de deadline aan het begin van de zomer ligt, moeten verschillende onderdelen al in het voorjaar gereed zijn.
Voor de financiële administratie betekent dit dat onder andere de volgende werkzaamheden op tijd moeten worden afgerond:
- Het opstellen van de jaarrekening
- Het verzamelen van verantwoordingsinformatie
- Het voorbereiden van de accountantscontrole
- Het definitief maken van de jaarstukken