Wachtdagen: alleen als ze ergens vastliggen
Wettelijk mogen er maximaal twee wachtdagen worden toegepast bij ziekte. Maar dat mag alleen als dit expliciet in de arbeidsovereenkomst of de CAO staat. Ontbreekt die afspraak, dan moet je vanaf de eerste ziektedag doorbetalen, ook al voelt dat als een omissie achteraf.
Daarnaast gelden wachtdagen niet bij opvolgende ziekteperiodes binnen vier weken (samentelling). Een nieuwe melding wordt dan beschouwd als dezelfde ziekteperiode, en de wachtdagen mogen niet opnieuw worden toegepast.
Gedeeltelijk herstel is rekenwerk
Zodra een werknemer voor een deel weer aan het werk gaat, ontstaat de meest foutgevoelige situatie. Over de gewerkte uren ontvangt de werknemer regulier loon. Over de uren waarin hij ziek is, gelden de doorbetalingsregels uit CAO of wet.
In de praktijk betekent dit dat je per loonperiode moet weten hoeveel uur is gewerkt en hoeveel uur ziek is gemeld. Een verkeerde verhouding levert een verkeerde uitbetaling op, en bij ontdekking achteraf altijd een correctie met effect op vakantiegeld, pensioen en soms toeslagen.
Samenloop met andere regelingen
In een aantal situaties komt de doorbetaling deels of geheel ergens anders vandaan. Belangrijke voorbeelden:
- de no-riskpolis: voor werknemers met een arbeidsbeperkte status keert UWV een Ziektewetuitkering uit aan de werkgever, die deze in mindering kan brengen op het loon
- zwangerschaps- en bevallingsverlof onder de WAZO, waarbij UWV een uitkering betaalt en ziekte rondom de bevalling apart wordt behandeld
- WGA na 104 weken, als de werknemer gedeeltelijk arbeidsongeschikt blijft en de uitkering aansluit op de loondoorbetaling
Per situatie moet je weten welke uitkering wel of niet binnen het loon valt en hoe deze wordt verwerkt. Wie dit niet goed registreert, betaalt te veel uit of vergeet juist de werknemer aan te vullen.
De loonsanctie: het derde ziektejaar
Als UWV bij de WIA-beoordeling oordeelt dat de werkgever onvoldoende re-integratie-inspanningen heeft geleverd, kan een loonsanctie volgen. De doorbetalingsverplichting wordt dan met maximaal 52 weken verlengd, oftewel een derde ziektejaar.
Dit is een situatie die in de salarisadministratie vaak laat in beeld komt, terwijl hij grote financiële impact heeft. Vroege signalen vanuit het verzuimdossier, zoals een ontbrekend plan van aanpak of het uitblijven van periodieke evaluaties, kunnen dit voorkomen.
Waar HR en salaris elkaar nodig hebben
De rode draad: bijna geen enkele complicatie zit puur in de salarisverwerking, en bijna geen enkele zit puur in HR. Het probleem ontstaat in de overdracht. HR registreert het verzuim, de afspraken en het re-integratietraject, salaris vertaalt dat naar de juiste loonbetaling. Als ergens een schakel ontbreekt of niet eenduidig is vastgelegd, gaat het mis.
Bij Stippt zien we dat de meeste correctieslagen rond ziekteloon te voorkomen zijn door één ding: een gedeelde, actuele registratie van wat er per werknemer geldt. CAO-percentage, wachtdagenafspraak, eerste ziektedag, mate van werkhervatting, eventuele uitkeringen. Wij verwerken niet alleen de salarissen, we zorgen ook dat deze gegevens compleet en consistent in het systeem staan, zodat correcties achteraf de uitzondering blijven en niet de regel.