Checklist: wat hoort er in een verzuimdossier dat aansluit op de salarisadministratie?
1. Eerste ziektedag exact vastgelegd
Niet “ergens deze week” maar de exacte datum. Deze datum is bepalend voor wachtdagen, voor de teller van 104 weken, voor periodieke evaluaties en voor de tijdige melding bij UWV.
2. Doorbetalingspercentage volgens de geldende CAO of arbeidsovereenkomst
Per medewerker vastleggen wat in jaar 1 en jaar 2 geldt. CAO-bepalingen wijken vaak af van het wettelijke minimum, en zonder deze registratie wordt standaard 70% verwerkt, terwijl 100% van toepassing kan zijn.
Welke varianten van doorbetaling in CAO’s voorkomen en hoe ze het loonbegrip beïnvloeden, hier vertellen we meer over in ons artikel over loondoorbetaling bij ziekte en verzuim.
3. Wachtdagen toegepast: ja of nee
Toepassing van wachtdagen mag alleen als dit expliciet is geregeld in CAO of arbeidsovereenkomst. Ook geldt dat wachtdagen bij een nieuwe melding binnen vier weken na herstel niet opnieuw mogen worden ingezet.
4. Mate van arbeidsongeschiktheid en restcapaciteit
Bij gedeeltelijk herstel moet per loonperiode duidelijk zijn hoeveel uur de werknemer werkt en hoeveel uur ziek is gemeld. Dit bepaalt direct hoe het loon wordt opgebouwd.
5. Probleemanalyse en plan van aanpak
De probleemanalyse moet er zijn binnen zes weken, het plan van aanpak binnen acht weken. Voor de salarisadministratie zijn deze documenten relevant omdat ze het re-integratietraject vastleggen, en daarmee ook de basis voor eventuele latere maatregelen.
6. Periodieke evaluaties van het re-integratietraject
Minimaal eens per zes weken evalueren werkgever en werknemer de voortgang. Het ontbreken hiervan kan leiden tot een loonsanctie van UWV bij de WIA-beoordeling, met een verlenging van de doorbetalingsverplichting tot maximaal 52 weken extra.
7. Eerstejaarsevaluatie
Rond week 52 wordt de voortgang formeel geëvalueerd en eventueel het plan van aanpak bijgesteld. Een gedocumenteerde evaluatie voorkomt discussie achteraf, ook over de financiële afspraken.
8. Loonopschorting of loonstop, indien van toepassing
Vastleggen welke maatregel is opgelegd, met welke datum, op basis van welk advies en met welke duur. Voor de salarisadministratie is dit het verschil tussen tijdelijk blokkeren en definitief stopzetten.
Het juridische onderscheid tussen deze twee maatregelen, en wat het betekent voor de uitbetaling, behandelen we in ons artikel over loonopschorting en loonstop.
9. Vangnetsituatie geregistreerd
Geldt er een no-riskpolis, of is er sprake van zwangerschap of bevalling onder de WAZO? Dan keert UWV een uitkering uit, en deze moet correct worden verrekend met de loonbetaling.
10. Tijdige meldingen bij UWV
Onder andere de 42e-weeksmelding is verplicht. Late meldingen leveren een boete op en kunnen het re-integratietraject vertragen.
11. Hersteldmelding met exacte datum
Net als de eerste ziektedag is ook de hersteldatum bepalend, ook bij gedeeltelijk herstel. Een onduidelijke of late hersteldmelding levert in vrijwel alle gevallen een correctie op de loonbetaling op.
12. Eindafrekening bij uitdiensttreding tijdens ziekte
Eindigt het dienstverband terwijl de werknemer nog ziek is, dan gelden specifieke regels rond Ziektewet-aanmelding bij UWV. Goed registreren voorkomt dat de werknemer tussen wal en schip belandt en dat de werkgever achteraf alsnog moet betalen.
Waarom een complete checklist het verschil maakt
De meeste correcties in de salarisadministratie ontstaan niet door rekenfouten, maar door ontbrekende of laat aangeleverde gegevens. Een ziekmelding zonder eerste ziektedag, een gedeeltelijk herstel zonder urenregistratie, een no-riskpolis die niet is doorgegeven: stuk voor stuk situaties die bij goede dossiervorming vooraf opgelost worden, en bij onvolledige dossiervorming achteraf moeten worden hersteld.