Signaleren is één ding, opvolgen is een ander
Vrijwel elke zorgorganisatie leest de retourinformatie uit Vecozo periodiek in en produceert daaruit een overzicht van gedeeltelijke en volledige afkeur. Op dat moment is duidelijk wat is afgekeurd, met welke code en om welke bedragen het gaat. De volgende stap (per regel de oorzaak achterhalen, de betreffende debiteur benaderen als dat nodig is, de correctie uitvoeren en opnieuw declareren) is arbeidsintensief en vraagt kennis van het proces.
Wat je in de praktijk vaak ziet: de overzichten worden wel geproduceerd, maar de opvolging blijft steken. Een deel van de afkeur wordt opgepakt (vooral de bedragen die opvallen), een deel blijft liggen. Weken later is die restpost gegroeid, en wordt de opvolging een project op zich. Ondertussen staat omzet die feitelijk is geleverd nog niet op de bankrekening.
Drie situaties waarin afkeur oploopt
Voor veel zorgadministraties komt de opvolging van afkeur onder druk in drie terugkerende situaties.
Ten eerste capaciteitsproblemen: het werk past niet meer in de formatie, of de piek rond de declaratierun loopt structureel uit. Onder tijdsdruk wordt afkeur-opvolging het eerste dat schuift, want de nieuwe run heeft nu eenmaal voorrang.
Ten tweede tijdelijke uitval: ziekte, zwangerschap of een vertrek waarbij de kennis over lopende dossiers of specifieke gemeenten de deur uit loopt. Nieuwe medewerkers moeten zich inwerken in het proces terwijl de afkeur zich blijft opstapelen.
Ten derde ontbrekende kennis bij bijzondere situaties: een lastige afkeurcode, een gemeente met nieuwe voorwaarden of een jaarovergang waar niemand intern comfortabel bij zit. Deze afkeur blijft vaak langer liggen omdat niet meteen duidelijk is wat er precies moet gebeuren.
Wat helpt om afkeur écht op te lossen
Afkeur beheersen vraagt om een aantal randvoorwaarden die vaak nog niet vanzelf spreken. Vaste opvolgingsmomenten met een vaste verantwoordelijke (zodat afkeur niet tussen wal en schip valt). Kennis van de eisen per financier: gemeenten, zorgkantoren, zorgverzekeraars en justitie stellen elk hun eigen voorwaarden, en afkeurcodes wijzen niet altijd op wat je zou denken. En systematiek in het splitsen van gedeeltelijke en volledige afkeur, plus het crediteren en opnieuw declareren zodra de oorzaak is weggenomen.
Voor organisaties die deze basis niet structureel op orde krijgen, is uitbesteden aan een specialist een reëel alternatief. Bij Stippt lezen we retourinformatie in, splitsen we gedeeltelijke en volledige afkeur uit en volgen we elke regel op tot die is opgelost, zo nodig in het contact met de debiteur. Is de oorzaak weggenomen, dan crediteren we en declareren we opnieuw: per direct of in de eerstvolgende run.
In onze whitepaper vind je de complete uitwerking
In de whitepaper Grip op je zorgadministratie leggen we uit hoe een specialistische aanpak voor de zorg er in de praktijk uitziet. Wat komt aan bod:
- De complete taakverdeling per proces: welke werkzaamheden Stippt overneemt en welke bij jou blijven
- Concrete voorbeelden per onderdeel: cliënt- en indicatiebeheer, presentie en uitval, declareren, retourinformatie en afkeur, boekhoudexport en rapportage
- Hoe de aansluiting met jullie eigen ECD werkt, zonder migratie of dataconversie
- Waarom zorgspecifieke kennis (Vecozo-berichtenverkeer, eisen per gemeente, tariefstructuren van zorgkantoren, ECD’s als FM-zorg, Zilliz, USER, Medicore en Qurentis) het verschil maakt