1. Heeft u een volledig overzicht van alle zzp’ers?
In veel organisaties worden zzp’ers via verschillende managers of afdelingen ingehuurd. Daardoor ontstaat er geen centraal overzicht.
Controleer daarom of u inzicht heeft in:
- alle actieve zzp’ers binnen de organisatie
- de afdelingen waar zij werkzaam zijn
- de startdatum van de opdracht
- de aard van de werkzaamheden
Tijdens inventarisaties blijkt regelmatig dat organisaties meer zzp’ers inzetten dan zij vooraf dachten.
2. Zijn alle overeenkomsten nog actueel?
Controleer of voor iedere zzp’er een overeenkomst aanwezig is die nog aansluit bij de huidige opdracht.
Let bijvoorbeeld op:
- een duidelijke omschrijving van de opdracht
- een start- en einddatum
- afspraken over zelfstandigheid
In de praktijk veranderen opdrachten vaak, terwijl het oorspronkelijke contract nooit wordt aangepast.
3. Komt de praktijk nog overeen met het contract?
Niet alleen het contract is belangrijk, maar ook hoe het werk daadwerkelijk wordt uitgevoerd.
Controleer of de werkzaamheden van de zzp’er nog overeenkomen met de opdrachtomschrijving in de overeenkomst.
Bijvoorbeeld wanneer:
- taken zijn uitgebreid
- werkzaamheden structureel zijn geworden
- de zzp’er inmiddels een vaste rol binnen het team heeft
Wanneer de praktijk anders is dan wat er op papier staat, kan dat vragen oproepen over de inrichting van de samenwerking.
4. Hoe wordt de zzp’er aangestuurd?
De manier waarop een zzp’er wordt aangestuurd zegt veel over de feitelijke samenwerking.
Controleer bijvoorbeeld:
- wie bepaalt hoe het werk wordt uitgevoerd
- of de zzp’er onderdeel is van vaste teamoverleggen
- of er sprake is van dagelijkse aansturing
Wanneer een zzp’er volledig meedraait in het reguliere teamproces, vervaagt soms het verschil tussen een opdracht en een functie.
5. Staat de zzp’er in het reguliere rooster of planningssysteem?
Dit lijkt een klein detail, maar komt in de praktijk regelmatig voor.
Wanneer een zzp’er standaard wordt ingepland in hetzelfde rooster als medewerkers, kan dat een signaal zijn dat de opdracht feitelijk structureel onderdeel van de organisatie is geworden.
Het is daarom verstandig om te controleren hoe planning en inzet zijn ingericht.
6. Is duidelijk vastgelegd hoe uren en facturatie worden gecontroleerd?
Een goede administratieve vastlegging helpt om overzicht te houden.
Controleer bijvoorbeeld:
- hoe gewerkte uren worden geregistreerd
- of facturen aansluiten bij de gemaakte afspraken
- waar contracten en documentatie worden opgeslagen
Wanneer informatie verspreid staat over verschillende systemen of afdelingen, wordt het lastiger om het totaalbeeld te behouden.
7. Zijn er interne afspraken over het inhuren van zzp’ers?
Veel organisaties hebben geen duidelijke interne richtlijnen voor het inhuren van zelfstandigen. Daardoor ontstaan verschillende werkwijzen per afdeling.
Het helpt om vast te leggen:
- wie verantwoordelijk is voor de inhuur
- hoe opdrachten worden beoordeeld
- waar contracten worden opgeslagen
- hoe bestaande opdrachten periodiek worden gecontroleerd
Dit voorkomt dat elke afdeling zijn eigen werkwijze ontwikkelt.
8. Wanneer is de huidige zzp-inzet voor het laatst opnieuw bekeken?
Zzp-inzet verandert vaak in de loop van de tijd. Een tijdelijke opdracht kan ongemerkt structureel worden.
Controleer daarom periodiek:
- of opdrachten nog passen bij de oorspronkelijke afspraken
- of contracten moeten worden aangepast
- of werkzaamheden zijn veranderd
Door dit regelmatig te doen blijft het overzicht actueel.