Eén aanspreekpunt, volledige regie
Binnen de samenwerking fungeerde Kasia als centraal aanspreekpunt voor de accountant. Alle benodigde informatie, documentatie en toelichtingen liepen via haar.
“Ik verzamel alle gegevens,” legt Kasia uit. “Van facturatie tot indicaties en contracten. Alles moet aansluiten: wat is geïndiceerd, wat is geleverd en wat is gefactureerd.”
Die voorbereiding gaat verder dan alleen verzamelen.
“Je zorgt dat alles compleet en logisch opgebouwd is,” zegt ze. “En dat je het zo aanlevert dat de accountant er direct mee kan werken.”
Volgens Malik maakt juist dat het verschil.
“Normaal gesproken moet ik zelf nog veel structureren of uitzoeken,” zegt hij. “Hier kreeg ik alles compleet en gestructureerd aangeleverd. Dat scheelt enorm in tijd en in afstemming.”
Proactief in plaats van reactief
Wat volgens Malik echt opviel, was de manier waarop het proces werd aangestuurd.
“Kasia zat er bovenop,” vertelt hij. “Ik werd herinnerd aan deadlines en we hadden vooraf een duidelijke planning. Dat is vrij uniek.”
Kasia bevestigt dat die werkwijze bewust is.
“Vooraf maken we een planning: wanneer leveren we wat aan en wanneer moet het klaar zijn. Daar houden we ons ook aan.”
Die proactieve aanpak zorgt voor rust in het traject.
“Je voorkomt dat dingen blijven liggen of op het laatste moment moeten gebeuren,” zegt ze. “Dat maakt het voor iedereen overzichtelijk.”
Minder correcties, snellere uitvoering
Een goed voorbereide administratie heeft direct effect op het controleproces.
“De reden dat accountantskosten vaak oplopen, is omdat de administratie niet op orde is,” legt Malik uit. “Dan moet je extra werk doen, opnieuw inplannen en dat kost tijd.”
In dit geval was dat anders.
“Alles was compleet en kloppend,” zegt hij. “Daardoor kon ik efficiënter werken en blijven de kosten lager.”
Daarnaast draagt het bij aan de kwaliteit van de controle.
“Hoe beter de input, hoe beter ik het controle werk kan uitvoeren,” Aldus Malik “Als iemand de administratie echt beheerst en het proces goed organiseert, merk je dat meteen.”
Voor Kasia zit dat vooral in ervaring en werkwijze.
“Je leert elk jaar bij,” zegt ze. “En door duidelijk te werken en afspraken vast te leggen, wordt het steeds strakker.”
Samenwerking tussen administratie en controle
De productieverantwoording is geen los proces. Het vraagt samenwerking tussen verschillende disciplines.
“Het is echt een combinatie van zorgadministratie en financiële administratie,” legt Kasia uit. “Je moet weten waar je informatie vandaan haalt en wie je moet betrekken.”
Door die samenwerking goed in te richten, ontstaat een efficiënter proces.
“Je merkt dat het sneller gaat,” zegt ze. “En dat er minder vragen achteraf komen.”
In control, zonder ruis
Wat volgens Malik het grootste verschil maakt, is het effect op de organisatie zelf.
“Je ziet dat de klant meer rust heeft,” zegt hij. “Ze weten dat het goed geregeld is en dat alles onder controle is.”
Dat heeft ook impact op de rol van administratie binnen de organisatie.
“Administratie is vaak ondersteunend en krijgt niet altijd prioriteit,” legt hij uit. “Maar dit soort trajecten laten zien dat het juist essentieel is.”