Ik dacht: salarisadministratie? Saai. Tot ik zag wat er mis kan gaan

De zorg is geen standaard werkgever

Pim: Julia, ik moet eerlijk zijn: toen ik bij Stippt begon, dacht ik dat salarisadministratie het stoffigste onderdeel van ons werk was. Beetje mutaties inboeken, op de 25ste op een knop drukken, en klaar is Kees.

Julia (lachend): Die hoor ik vaker. Tot mensen ontdekken wat er allemaal bij komt kijken – zeker in de zorg. Dat is echt een aparte tak van sport.

Pim: Toen ik me meer in salarisadministratie verdiepte, zag ik pas hoe ingewikkeld het is. Alleen al het juist verwerken van een slaapdienst in de cao kost tijd en aandacht. Voeg daar ORT’s en bereikbaarheidsdiensten aan toe, en ik begrijp nu waarom jij vaak zegt: “Dit is geen werk om er zomaar even bij te doen.”

Julia: Klopt. Eén foutieve invoer kan al leiden tot verkeerde uitbetaling, bijvoorbeeld alsof iemand op een feestdag gewerkt heeft. Of nog erger: een medewerker mist structureel ORT-uren, en dat komt pas boven water als diegene zelf aan de bel trekt. Dat zorgt voor onnodige frustratie en verlies van vertrouwen.

Pim: Wat maakt die sector zo specifiek eigenlijk?

Julia: Alles. Meerdere cao’s (VVT, GGZ, Jeugdzorg, ziekenhuizen), medewerkers met verschillende contractvormen, BBL’ers, stagiairs, vrijwilligers… En dan de onregelmatigheid: avonden, nachten, bereikbaarheidsdiensten. Als je dat niet perfect in je systeem hebt staan, raak je het overzicht kwijt. En de regels? Die veranderen sneller dan jij koffie drinkt.

Pim: En ik drink veel koffie.

Julia: Precies. Als je dan denkt: “Dat doet HR er wel even bij,” dan zit je al snel met ontevreden medewerkers of een boze accountant aan tafel.

Wij kennen de systemen én de sector

Pim: Jij en je collega’s springen regelmatig in bij zorgorganisaties. Wat hoor je dan het meest?

Julia: Vaak: “Help!” Bijvoorbeeld als de vaste salarisadministrateur ziek is, vertrokken, of er een grote cao-wijziging aankomt. Dan schakelen wij snel. Omdat we AFAS en Visma en noem maar op al van binnen en buiten kennen, kunnen we direct aan de slag.

Pim: En als organisaties meer rust willen?

Julia: Dan nemen we de hele salarisverwerking over. Alles: mutaties, loonruns, contact met pensioenfondsen, verzekeraars. Inclusief rapportages voor de accountant. Dan weet je zeker dat het goed gaat – elke maand weer.

Altijd dichtbij, ook op afstand

Pim: In het begin vinden sommige organisaties het spannend om salarisadministratie op afstand te laten doen. Hoe ervaren klanten dat?

Julia: Dat klopt, in het begin voelt het voor veel organisaties nieuw. Maar door onze korte lijnen en goede remote werkplekken – misschien wel het enige écht positieve dat corona heeft gebracht – merken klanten al snel dat het juist heel efficiënt werkt. Daarbij komen we in de startfase ook een paar keer langs op locatie, mét gebak, om echt goed te onboarden en elkaar beter te leren kennen.

Pim: En hoe zorgen jullie voor continuïteit, bijvoorbeeld als een vaste contactpersoon ziek of met vakantie is?

Julia: Dat lossen we op door altijd in teamverband te werken. Er is dus nooit maar één persoon die alles weet, maar een groep collega’s die de organisatie goed kent. Als een vaste aanspreekpunt er even niet is, staat er direct iemand anders klaar. Zo loopt de salarisadministratie altijd door – zonder stress of vertraging.

Rust op de werkvloer begint bij een goede loonstrook

Pim: Wat mij bij klanten opvalt: als de loonstroken goed zijn, is de sfeer ook beter. Geen gedoe, geen vragen, gewoon vertrouwen.

Julia: Klopt. Medewerkers willen duidelijkheid en stiptheid. HR wil minder stress. Management wil grip. En de Belastingdienst? Die wil vooral geen verrassingen. Kijk bijvoorbeeld naar HWW. Paul Kleijweg, teamleider financiële administratie, gaf aan: “De keuze om de salarisadministratie volledig uit te besteden is om ons bedrijf te ontzorgen. Een aantal jaren geleden hebben we daarom gekozen voor Stippt en dat heeft goed uitgepakt. Dat blijkt uit de prettige samenwerking, korte communicatielijnen en juiste verwerking van de salarisgegevens.”

Pim: Precies. En dat vertrouwen zien we ook bij grotere organisaties terug. Bij IrisZorg vertelde oud-bestuurder Gio de Graag: “De samenwerking met Stippt wordt door IrisZorg als zeer positief ervaren. Naast de correcte en tijdige uitvoering van de administratieve werkzaamheden, zien wij dat Stippt actief meedenkt in het optimaliseren van processen. Deze samenwerking draagt bij aan een betrouwbare administratie die fungeert als fundament voor onze besluitvorming.”

Julia: Zulke ervaringen laten zien dat salarisadministratie misschien niet het spannendste gespreksonderwerp is, maar wél de basis legt voor rust en vertrouwen in de organisatie.

Wat kies je: Excel-paniek of vakmensen?

Pim: Oké, je hebt me. Ik ben om. Dus als zorgorganisaties dit lezen en denken: “We rommelen maar wat aan”… wat moeten ze dan doen?

Julia: Dan nodig ik ze van harte uit om met ons in gesprek te gaan. We kunnen tijdelijk bijspringen of alles overnemen – net wat past. En altijd met specialisten die de zorg snappen. Van cao tot reiskostenregeling.

Pim: Geen stress meer rond de 25ste. Dat klinkt als muziek in de oren.

Julia: Precies. En dan wordt salarisadministratie zelfs een beetje leuk.

Ook rust in je salarisadministratie?

Bij Stippt helpen we zorgorganisaties met tijdelijke ondersteuning of volledige outsourcing. Neem contact met ons op en ontdek wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen.