HartKliniek is in 2014 opgericht met als doel de zorg terug te brengen naar de menselijke maat. In 11 jaar tijd is HartKliniek uitgegroeid tot een landelijke organisatie van zelfstandige behandelcentra voor hart- en vaatziekten. Bij HartKliniek staat een persoonlijke aanpak voorop. Zij doen dit door veel aandacht te schenken aan patiënten, met oog voor de nieuwste inzichten en innovaties op het gebied van cardiologische zorg.
HartKliniek heeft inmiddels zestien vestigingen en ruim 185 medewerkers. De organisatie biedt medisch-specialistische hart- en vaatzorg, poliklinisch, in dagbehandeling en eerstelijnsdiagnostiek. Het uitgangspunt is dat patiënten gehoord worden. Dat doen zij door heel Nederland en zo dicht mogelijk bij huis. Op een logische plek in de zorgketen; tussen ziekenhuis en huisarts in. Door persoonlijke aandacht en korte wachttijden onderscheidt HartKliniek zich in de markt. Groei vraagt echter ook om professionalisering. Daarom koos HartKliniek voor een samenwerking met Stippt.In dit interview vertellen HR-manager Yulita van den Ham en HR Business Partner Jamie-Lee Hoogendoorn over hun ervaringen met deze samenwerking.
Kunnen jullie jezelf en HartKliniek kort voorstellen?
Jamie-Lee: Ik ben HR Business Partner en begon bij HartKliniek als externe consultant. Er lagen zoveel mooie projecten dat ik besloot te blijven. Inmiddels werk ik intern en ben ik betrokken bij uiteenlopende HR-projecten. Het is een dynamische organisatie met veel uitdagingen, wat mijn werk afwisselend en interessant maakt.
Yulita: Ik ben HR-manager en nu een jaar werkzaam bij HartKliniek. Samen met mijn team verzorgen we de volledige HR-processen voor de organisatie. We groeien hard en dat maakt dat we sinds kort ook een corporate recruiter in dienst hebben. HartKliniek is een organisatie die volop in ontwikkeling is en waar we ons dagelijks inzetten voor de beste patiëntenzorg.
Hoe is HartKliniek ontstaan?
Yulita: HartKliniek is ruim elf jaar geleden opgericht door twee cardiologen die vonden dat patiënten in het ziekenhuis te weinig persoonlijke aandacht kregen. Daar zagen zij een groot gemis. Vaak ziet de cardioloog in het ziekenhuis een patiënt vijf minuten, omdat het vooronderzoek door anderen wordt gedaan. Bij HartKliniek pakken we dat anders aan: cardiologen nemen voeren zelf de echo en het onderzoek uit of in diens nabije aanwezigheid, inclusief een uitgebreide anamnese. Voor een nieuwe patiënt is er bijvoorbeeld 45 minuten beschikbaar. Dit geeft ruimte om echt in gesprek te gaan, klachten te begrijpen en direct de resultaten te duiden. Inmiddels zijn we uitgegroeid tot zestien vestigingen en blijven we doorgroeien.
Wat zijn dan de grootste uitdagingen voor jullie?
Yulita: Onze grootste uitdaging is het vinden van voldoende cardiologen. In Nederland zijn er slechts 1.364, de vijver is klein. Dat maakt het belangrijk om als organisatie aantrekkelijk en zichtbaar te zijn, ook voor cardiologen in opleiding. Een andere uitdaging is de continu veranderende wet- en regelgeving, waar we steeds op moeten anticiperen.
Hoe zag de situatie eruit voordat jullie met Stippt begonnen?
Jamie-Lee: Toen wij startten, miste er een gedegen systeem voor de personeelsadministratie en zijn we gestart met de implementatie van AFAS. De salarisadministratie lag extern, hierdoor hadden wij zelf iets minder controle en inzicht Nu zijn we zelf veel meen in control en dat is fijn.
Wat was de aanleiding om te kiezen voor Stippt?
Jamie-Lee: De overstap naar AFAS was de directe aanleiding. Onze vorige salarisadministrateur ondersteunde dat systeem niet.
Yulita: We waren op zoek naar een partij die wél kennis had van AFAS én ervaring in de zorg. Bij Stippt voelden we meteen de klik. Tijdens de eerste gesprekken kregen we duidelijke antwoorden, een demo van de werkwijze en zagen we meteen hun expertise. Ook het feit dat Stippt bekend is met de cao’s binnen de zorgsector, zoals de ZKN, gaf ons vertrouwen.
Hoe verliep de overgang naar Stippt?
Jamie-Lee: De overgang was even wennen. Waar we voorheen veel uit handen gaven, doen we nu meer zelf. Dat gaf in het begin extra werk, maar ook meer inzicht en controle.
Yulita: In de startfase was er soms onduidelijkheid over de rolverdeling tussen onszelf, Stippt en de partij die de AFAS-implementatie deed. Echter met goede begeleiding en samenwerking was dit snel opgelost en konden we de eerste loonrondes succesvol draaien.
Wat waren de gevolgen van deze shift voor de organisatie?
Jamie-Lee: Voor HR betekende het meer verantwoordelijkheid en controle over de processen. Dat vroeg in het begin meer tijd en gaf ook grip en zekerheid. Voor medewerkers veranderde er relatief weinig. Het grootste verschil is dat zij nu hun salarisstroken en personeelsdossiers eenvoudig zelf kunnen terugvinden in één portaal.
Yulita: Het belangrijkste voordeel is dat alles nu geborgd is in AFAS. Voorheen werkten we met losse systemen en externe partijen. Nu is alles centraal en inzichtelijk geregeld.
Hoe ervaren jullie het contact met het team van Stippt?
Jamie-Lee: Het contact verloopt heel prettig en laagdrempelig. We hebben korte lijnen, krijgen snel reactie en bellen vaak direct even om dingen door te nemen.
Yulita: Wat ik fijn vind, is dat er meerdere vaste contactpersonen zijn. Dat voorkomt afhankelijkheid van één persoon en garandeert continuïteit. Het voelt echt als samenwerken met een team dat betrokken en bereikbaar is.
Waren er ook uitdagingen in de samenwerking?
Yulita: Ja, zeker in het begin. De implementatie van AFAS door een externe partij maakte het complex. Daarnaast werken wij met twee cao’s – één voor cardiologen en één voor de overige medewerkers – en dat bracht extra uitzoekwerk met zich mee. Samen met Stippt hebben we dit goed ingericht. Het was soms puzzelen, maar door open communicatie kwamen we er steeds uit.
Welke resultaten en verbeteringen merken jullie sinds de samenwerking?
Jamie-Lee: De maandelijkse controlebestanden die we ontvangen, geven veel rust en zekerheid. We weten nu dat alles zorgvuldig gecontroleerd wordt.
Yulita: Daarnaast blijkt uit een recent medewerkerstevredenheidsonderzoek dat HR significant beter wordt beoordeeld. Medewerkers merken de verbeteringen in snelheid, duidelijkheid en opvolging. Dat is een groot compliment en laat zien dat we samen met Stippt belangrijke stappen hebben gezet.
Heeft Stippt jullie verwachtingen waargemaakt?
Jamie-Lee: Na wat opstartproblemen zeker. Inmiddels weten we precies wat we aan elkaar hebben en verloopt de samenwerking soepel.
Yulita: Voor ons heeft Stippt de verwachtingen zelfs overtroffen. We hebben meer grip, meer zekerheid en processen die betrouwbaar lopen.
Hoe zien jullie de toekomst met Stippt?
Yulita: We willen de samenwerking zoals die nu loopt voortzetten. Het werkt goed, geeft vertrouwen en biedt ruimte om ons verder te ontwikkelen.
Wat zouden jullie andere organisaties adviseren die overwegen met Stippt te werken?
Yulita: Ons advies is: kies een partner die inhoudelijke kennis heeft van jouw sector en vertrouw daarnaast op je gevoel tijdens de gesprekken. Voor ons was de ervaring van Stippt in de zorg de doorslaggevende factor.
Samen sterk in zorg en HR
Met Stippt heeft HartKliniek haar HR- en salarisprocessen stevig op orde gebracht. Dit geeft rust, inzicht en ruimte om te focussen op hun kern: hoogwaardige cardiologische zorg met persoonlijke aandacht. Dankzij hun unieke 1,5-lijnszorgconcept worden patiënten snel en zorgvuldig geholpen – precies waar HartKliniek zich in onderscheidt.