De Werkkostenregeling (WKR) roept bij veel organisaties ieder jaar opnieuw vragen op. Wat mag wel in de vrije ruimte? Wanneer moet iets worden belast? En wie is verantwoordelijk voor de verwerking in de administratie?
In dit artikel beantwoorden we een aantal vragen die wij binnen HR- en salarisadministraties regelmatig tegenkomen.
De Werkkostenregeling bepaalt hoe organisaties vergoedingen en verstrekkingen aan medewerkers fiscaal moeten behandelen.
Het kan daarbij gaan om bijvoorbeeld:
Organisaties mogen een deel hiervan onderbrengen in de vrije ruimte van de WKR. Zolang de totale waarde binnen deze ruimte blijft, hoeft hierover geen loonbelasting te worden betaald.
De vrije ruimte is het deel van de fiscale loonsom dat een organisatie onbelast mag besteden aan vergoedingen en verstrekkingen voor medewerkers.
De hoogte van deze ruimte wordt jaarlijks vastgesteld als een percentage van de totale fiscale loonsom.
Blijven de totale vergoedingen binnen deze ruimte, dan is er geen extra belasting verschuldigd. Wordt de vrije ruimte overschreden, dan betaalt de werkgever 80% eindheffing over het bedrag dat boven de grens uitkomt.
Niet alle vergoedingen komen in de vrije ruimte terecht. Sommige posten vallen daar automatisch buiten.
Voorbeelden hiervan zijn:
Deze posten hebben eigen fiscale regels en tellen niet mee in de vrije ruimte.
Een vergoeding of verstrekking telt pas mee in de WKR wanneer de werkgever deze expliciet aanwijst als eindheffingsloon.
Dit betekent dat vooraf duidelijk moet zijn hoe een vergoeding fiscaal wordt verwerkt. In de praktijk gebeurt dit vaak binnen de salarisadministratie of financiële administratie.
Wanneer deze aanwijzing ontbreekt, kan een vergoeding automatisch als regulier loon worden gezien.
Veel organisaties controleren de WKR pas aan het einde van het jaar. In de praktijk is het vaak beter om dit periodiek gedurende het jaar te doen.
Door tussentijds inzicht te houden in:
· de besteding van de vrije ruimte
· nieuwe regelingen of vergoedingen
· incidentele kosten zoals personeelsfeesten blijven verrassingen bij de jaarafsluiting meestal uit.
Dat hangt af van de locatie van het personeelsfeest.
Vindt een personeelsfeest plaats op de werkplek, dan kan dit onder een nihilwaardering vallen en telt het niet mee in de vrije ruimte. Wordt het feest op een externe locatie georganiseerd, dan valt het meestal wel binnen de vrije ruimte van de WKR.
Vooral bij grotere evenementen kan dit een aanzienlijk effect hebben op de beschikbare ruimte.
Cadeaubonnen voor medewerkers vallen in de meeste gevallen onder de WKR.
Dit betekent dat de waarde van de bon wordt opgenomen in de vrije ruimte, tenzij er een specifieke vrijstelling van toepassing is. Kleine attenties bij persoonlijke gebeurtenissen kunnen soms anders worden behandeld, afhankelijk van de situatie.
Het is daarom belangrijk om vooraf vast te leggen hoe dergelijke vergoedingen worden verwerkt.
8. Hoe zit het met de fietsregeling en de WKR?
Wanneer de werkgever een fiets vergoedt of schenkt en de fiets eigendom van de werknemer wordt, dan is dit in principe loon. De werkgever kan dit loon aanwijzen als eindheffingsloon in de WKR (vrije ruimte).
Voorbeelden
De waarde van de fiets of vergoeding wordt dan ten laste van de vrije ruimte van de WKR gebracht in het jaar van de aanschaf of vergoeding.
Als de fiets eigendom blijft van de werkgever (bijv. in het geval van een leasefiets):
Deze regeling valt buiten de WKR, omdat er geen verstrekking/ vergoeding is maar terbeschikkingstelling van een fiets.
Wanneer de totale WKR-kosten hoger zijn dan de beschikbare vrije ruimte, moet de werkgever 80% eindheffing betalen over het bedrag dat boven de grens uitkomt.
Deze heffing komt volledig voor rekening van de werkgever en wordt verwerkt en betaald via de loonaangifte (uiterlijk in februari).
Daarom is het belangrijk om gedurende het jaar inzicht te houden in de besteding van de vrije ruimte.
Als er veel van de vrije ruimte over blijft, is dat zonde natuurlijk. Nog een goede reden om de tussenstand te blijven monitoren. In zo’n geval kun je er nog snel gebruik van maken, denk aan een netto eindejaarsbonus of een Kerstfeest op een mooie locatie. Als het jaar eenmaal om is, kun je hier geen gebruik meer van maken. De vrije ruimte vervalt en het jaar erna begin je weer opnieuw.
