80 uur extra tijd voor zorg door automatisering van het roosterproces

Automatisering in de zorg wordt doorgaans ingezet om het werk van ondersteunend personeel te verlichten. Dankzij de nieuwe ontwikkelingen die we samen met implementatiepartner Tacstone Technology hebben gerealiseerd, wordt er direct tijd teruggegeven aan de zorgverleners van Vierstroom. Marieke Oldewarris, Directeur Vierstroom zei hierover: “De meeste verpleegkundigen ervaren plannen als een last. Zij willen veel liever naar de cliënten toe.” Dankzij een op maat gemaakte roostertool wordt dit voor het wijkteam van Vierstroom de realiteit.  Met een besparing van 50 tot 80 uur per maand is er meer tijd voor wat er echt toe doet: het verlenen van zorg.

De wijkverpleging moet en kan beter

De zorg staat voor grote uitdagingen, waaronder de vergrijzing, toename van zorgkosten en de krapte op de arbeidsmarkt. Naast deze universele uitdagingen van de zorg, kampt de wijkverpleging ook met haar eigen specifieke uitdagingen. Als er voor een client een plek gezocht wordt, dan wordt er veelal gebeld met zorgaanbieders of er een plek beschikbaar is.  Een proces dat voor alle partijen veel tijd in beslag neemt. Om dit tegen te gaan roept Patiëntenfederatie Nederland zorginstellingen op actie te ondernemen om met een actueel overzicht van de beschikbare plekken bij wijkverpleegkundige organisaties. Dit bespaart de cliënten het speurwerk naar een plek én zorginstellingen kostbare tijd en energie om cliënten af te wijzen indien er geen plek meer is.

Bij Vierstroom zochten ze naar manieren om die kostbare tijd terug te winnen.

De juiste zorg op de juiste plek kost veel tijd

Vierstroom is onderdeel van Fundis en zet zich in om ouderen onafhankelijkheid te bieden terwijl ze de zorg ontvangen die ze nodig hebben. Zelfstandigheid en de regie in eigen handen houden is voor veel ouderen belangrijk, alleen kunnen ze dit niet alleen realiseren. Vierstroom zorgt via verpleegzorg aan huis en huishoudelijk hulp dat cliënten hun onafhankelijkheid behouden. Hierbij kijkt Vierstroom niet naar wat cliënten niet meer kunnen, maar juist wat ze nog wél kunnen om hen de levenskwaliteit te geven die zij verdienen.

Om zorg aan huis efficiënt in te richten is de juiste technologie cruciaal. Daarom is het geen verassing dat de slimme inzet van technologie verworven is in de strategie van Vierstroom. Zorgverleners worden ingeroosterd wie wanneer bij welke cliënt langsgaat. Het roostertool van de ECD paste echter niet bij de roosterwensen van Vierstroom, dus werd er handmatig gewerkt met Excel sheets: een oplossing met veel menselijke handelingen en denkwerk. Dit betekent ook dat het een foutgevoelige oplossing is.

In plaats van een hele dag puzzelen met negen mensen krijgen we nu met één druk op de knop, binnen 10 seconden een kloppende en eerlijke dienstenplanning!

Het team was ongeveer 50 tot 80 uur per maand bezig om een rooster te maken; kostbare tijd die beter besteed kon worden aan het verlenen van zorg. Dat moest en kon efficiënter, daarom klopte Vierstroom bij Stippt en Tacstone Technology aan om samen te kijken naar optimalisatiemogelijkheden voor het roosterproces. Hieruit zijn we tot de volgende oplossing gekomen. 

Waarom 60 uur roosteren, als het in 10 seconden kan?

Het geïdentificeerde knelpunt bij Vierstroom was het ECD dat niet voldeed aan de roosterwensen. Nadat dit in kaart is gebracht heeft Tacstone Technology, vanuit haar technische expertise een automatische dienstenrooster ontwikkeld. Met één druk op de knop genereert de tool genaamd ‘Harry’ een rooster waarbij rekening wordt gehouden met:

• Persoonlijke voorkeuren
• Vereiste kwalificaties per dienst
• CAO- en eigen regels, zoals maximale aantal diensten of geen ochtenddienst na een avonddienst
• Beschikbaarheid met wisselende vrije dagen en contracturen per week

De roostertool heeft een aantal voordelen voor zorgorganisaties, zoals het eenvoudig beheren van variabelen als de samenstelling of de voorkeuren van het team. Ook is de tool toekomstproof dankzij zijn schaalbaarheid. Is er morgen 2x zoveel personeel om in te roosteren? Dat kost de slimme robot nog steeds luttele seconden.

Robot Harry blijft verslimmen

Ondertussen gaan de optimalisaties gewoon door. De volgende fase van Harry is namelijk een volledige planningstool waarbij o.a. volledige fiets- en looproutes worden uitgestippeld om nog meer tijd ter besparen. Hierover zei Marieke het volgende:

“We zijn nu bezig het te verbeteren. Harry zit nog in zijn inwerkperiode, dus er mogen nog foutjes zijn. Maar ik ben ervan overtuigd dat dit uiteindelijk heel veel tijd gaat besparen. Slimme roostering levert ons tussen de 50 en 80 uur per maand op, die we voor zorg kunnen gebruiken. En de planning zal nog veel meer opleveren. Verpleegkundigen besteden per team vier uur per dag aan planning. Met acht teams is dat 32 uur per dag, wat neerkomt op 160 uur per week. Ik verwacht dat robotisering van de planning ons twee tot vier FTE per week kan gaan opleveren.”

Interesse om jouw roosterproces te automatiseren?

Er is al een groot tekort aan hulpverleners, waarom kostbare tijd verspillen aan handmatige roosters als dit in slechts 10 seconden kan? Ben je benieuwd of de roostertool jouw zorginstelling meer tijd kan geven voor het primaire proces?  
 
Neem vandaag nog contact met ons op via info@stippt.nl voor een vrijblijvend intakegesprek en ontdek wat onze roostertool voor jou kan betekenen.