HR-administratie in de zorg: het onzichtbare fundament van een goed draaiende organisatie

Wie denkt dat HR-administratie iets is wat je er wel “even bij doet”, heeft duidelijk nooit zelf in die rol gezeten. Ik wel. Ik werkte ruim tien jaar in HR-functies in de zorg en weet uit eigen ervaring hoe intensief, complex en belangrijk dit vak is, en hoe weinig erkenning het soms krijgt.

Bij Stippt zie ik dat elke dag opnieuw: zorgorganisaties draaien op mensen, en het is de HR-administratie die ervoor zorgt dat die mensen kunnen doen waar ze goed in zijn.

De stille motor van de organisatie

Zonder HR-administratie geen goed lopende zorgorganisatie. HR zorgt dat contracten kloppen, dat verzuim goed geregistreerd wordt, dat ORT correct verloond wordt, dat subsidies op tijd worden aangevraagd en dat roosters passen binnen wet- en regelgeving. Dat klinkt eenvoudig, maar het vraagt om kennis en precisie.

Als HR-professional moet je niet alleen wetten en cao’s kennen, maar ook de vertaalslag kunnen maken naar de praktijk. Je schakelt continu tussen medewerkers, teamleiders, arbodiensten, accountants en toezichthouders. Dat is geen bijbaan. Dat is een vak.

De gevolgen van het onderschatten van HR-administratie

Toch zie ik het nog vaak gebeuren: dat er gedacht wordt dat HR-administratie er wel “bij kan”, of dat een planner of teamleider het ernaast doet. Soms omdat men het zo inschat, maar vaak ook noodgedwongen door ziekte, pensionering, vakantie of het vertrek van collega’s waardoor er ineens capaciteitsproblemen zijn.

Maar dan loop je risico’s:

• Een dienstverband te laat melden kan betekenen dat een medewerker weken op salaris wacht.
• Verkeerd geregistreerd verzuim kan leiden tot boetes of gemiste subsidies.
• Fouten in ORT kunnen leiden tot onrust en juridische problemen.

Zonder goed georganiseerde HR-administratie heb je als organisatie geen grip — niet op kosten, niet op risico’s en niet op je belangrijkste kapitaal: je mensen.

Hoe wij bij Stippt ondersteunen

Bij Stippt ondersteunen we zorgorganisaties met de outsourcing en optimalisatie van hun HR- en salarisadministratie. We werken met en voor de teams van de organisatie: altijd in teamverband, voor een groot deel op afstand, maar wel heel toegankelijk en bereikbaar.

We nemen het werk niet over omdat we het beter weten, maar omdat we weten hoe belangrijk het is dat het goed gebeurt — en omdat we snappen hoe zwaar het kan zijn om het allemaal zelf te doen, zeker in een sector waar de druk hoog is.

Een compliment voor de HR-professionals

Met dit blog wil ik mijn waardering uitspreken voor alle HR-professionals in de zorg. Jullie werk blijft vaak onzichtbaar, maar het is essentieel. Jullie zorgen dat het klopt. Dat er structuur is. Dat collega’s krijgen waar ze recht op hebben. Dat de zorg kan doorgaan.

Ik hoop dat bestuurders en managers dit lezen en zich nog eens extra realiseren: HR-administratie is geen bijzaak. Het is het fundament. Neem het serieus. Het verdient die plek.

Slotboodschap

Bij Stippt staan we klaar om dat fundament samen met jullie te versterken. Niet om over te nemen, maar om samen sterker te worden