Optimalisatieslag voor WelThuis met de Procesverslimmer Kickstart

Corrie Wageveld, manager Financiën & ICT, vertelt: “We zien in de zorg, maar ook op ondersteunende functies binnen onze organisatie, de krapte van de arbeidsmarkt terugkomen. Op dit moment hebben wij specifiek op Zorgadministratie een knelpunt. Hiervoor hebben we de ‘Procesverslimmer Kickstart’ laten uitvoeren door Stippt.”

Vandaag de dag bieden technologische ontwikkelingen kansen om deze problemen aan te pakken, zoals automatisering en RPA. Echter ligt de sleutel bij het op orde hebben van de interne processen voordat zulke oplossingen meerwaarde hebben voor WelThuis. “Het doel van de scan was een combinatie van de mogelijkheden van procesverbeteringen en ontdekken waar er RPA-mogelijkheden zijn”, vertelt Corrie. Naar aanleiding van dit vraagstuk zijn consultants Koen Bosboom en Florian Dijkstra aan de slag gegaan.

Wat houdt de Procesverslimmer Kickstart in?
Er is gestart met het analyseren van de huidige situatie is, oftewel de nulmeting. Tijdens de nulmeting, een belangrijke eerste stap voor de scan, is een diepgaande analyse uitgevoerd, zowel op teamniveau als procesniveau. Verschillende aspecten zijn grondig getoetst om een volledig beeld te krijgen van de organisatie en dienen als basis voor verdere stappen in het verbeterproces. Denk hierbij aan:

• Inzichtelijkheid van processen;
• Personele bezetting;
• Borging van processen;
• Inventariseren kernprocessen;
• Procesvolwassenheid.

Ook het applicatielandschap en de organisatiestructuur is in beeld gebracht. In deze fase inventariseren we de betrokken applicaties, zoals het Elektronisch Cliëntendossier (ECD), het financiële pakket, medicatievoorschriften, en andere relevante systemen. Op basis van de inzichten die we tijdens de nulmeting hebben opgedaan, zijn de taken geïnventariseerd en is een schatting gemaakt van de tijdsbesteding. Hiermee konden we bepalen of er een tekort is aan personeel en hoeveel dit tekort is.

Op basis van de analyse zijn verschillende oplossingsrichtingen geïnventariseerd om de tekorten aan te pakken. Al deze oplossingsrichtingen hebben als doel om de medewerkers van de Zorgadministratie te ontlasten in hun dagelijkse werkzaamheden.

Welke impact heeft dit gehad voor WelThuis?
Uit de scan zijn verschillende knelpunten en uitdagingen naar voren gekomen, welke allen uitgewerkt zijn in een uitgebreid analyse- en adviesrapport voor WelThuis.

Corrie vertelt: “De uitkomsten van de scan zijn bij ons erg positief ontvangen. Mijn collega’s bij de Zorgadministratie haalden veel herkenning uit het adviesrapport en waren erg tevreden met de adviezen en geboden oplossingen. Er kwamen gelijk andere teams binnen de organisatie met de vraag of ook de scan voor hen gemaakt kan worden.”

Het analyse- en adviesrapport is bij WelThuis op locatie gepresenteerd. “In een workshop vorm zijn Koen en Florian een dagdeel bij ons geweest. Door deze vorm van interactie werden onze collega’s ook getriggerd om hun ideeën te delen”, vertelt Corrie.

Begeleiding naar een permanente oplossing
Voor WelThuis zijn er verschillende concrete acties en adviezen uitgekomen, om te werken aan een permanente oplossing voor de te hoge werkdruk en personele onderbezetting in het Zorgadministratie team.

“In een van de adviezen kwam naar voren dat een formatie-uitbreiding nodig is als gevolg van de toegenomen werkzaamheden. Daar hebben we direct een vacature voor opgesteld en die wordt per 1 maart ingevuld. Ook zijn we concreet in gesprek met Stippt over de geboden RPA-oplossingen”, vertelt Corrie.

In de adviezen zijn vervolgscenario’s uitgewerkt voor zowel de korte als middellange termijn, inclusief kosten- en batenanalyse. Zo begeleiden de consultants van Stippt WelThuis naar een permanente oplossing.

Corrie: “De samenwerking met Stippt hebben we als heel positief ervaren. Er werd in de samenwerking echt doorgepakt. Na ieder overleg werden de afspraken heel netjes benoemd en op teruggekomen.”