Het jaar loopt ten einde. Dat betekent dat het belangrijk is om de loonadministratie goed op orde te hebben voor de overgang van 2025 naar 2026. Rond de jaarwisseling spelen er veel vaste aandachtspunten die bepalen of het nieuwe jaar soepel van start gaat. In dit artikel zetten we de belangrijkste stappen en aandachtspunten voor de eindejaarsverwerking van 2025 en de start van de loonadministratie in 2026 overzichtelijk op een rij.
Loonadministratie 2025-2026: bereid je voor op de jaarwisseling
Eindejaarsverwerking loonadministratie 2025
Tot en met de loonaangifte van december 2025, dus uiterlijk 6 januari 2026, kunnen correcties of aanvullingen over 2025 nog worden verwerkt. Het is daarom belangrijk om tijdig te controleren of alles correct en volledig is vastgelegd.
Daarbij kun je denken aan de volgende aandachtspunten:
1. Extra uitkeringen
Wellicht hebben een aantal medewerkers recht op een extra uitkering, zoals een bonus of dertiende maand. Controleer of deze nog in december verwerkt moeten worden.
Weet je nog niet precies hoe en hoeveel? Geen probleem, maar houd hier wel rekening mee in de eindejaarsverwerking. Mogelijk kan gebruik worden gemaakt van de vrije ruimte binnen de Werkkostenregeling (WKR).
2. Werkkostenregeling (WKR)
Heb je nog mogelijkheden binnen de vrije ruimte van de WKR en wil je daar in 2025 gebruik van maken? Controleer dit tijdig. Vrije ruimte kan niet worden doorgeschoven van 2025 naar 2026.
De vrije ruimte van de WKR bedraagt in 2025:
-
2,00% van de loonsom tot € 400.000
-
1,18% over het meerdere boven € 400.000
Bij toepassing van de concernregeling mag het percentage van de loonsom tot € 400.000 slechts één keer worden ingezet.
Bij overschrijding van de vrije ruimte in 2025 is een eindheffing van 80% verschuldigd. Deze eindheffing wordt verwerkt in de loonaangifte over het tweede tijdvak van 2026.
3. Auto van de zaak
Op de loonstrook van december kunnen correcties voor auto’s van de zaak nog relatief eenvoudig worden verwerkt. Na afsluiting van het jaar wordt dit een stuk bewerkelijker.
Controleer daarom of de bekende gegevens kloppen, zoals:
-
kenteken
-
cataloguswaarde
-
wel of geen bijtelling
-
eventuele eigen bijdrage
4. Medewerkers uit dienst
Medewerkers die per 31 december 2025 uit dienst treden, moeten tijdig correct worden verwerkt in de loonadministratie. Dit voorkomt onjuistheden in loonstroken en jaaropgaven.
5. Verlof
Wordt er gewerkt met verlofsaldi? Zorg er dan voor dat alle verlofaanvragen die betrekking hebben op 2025 vóór de jaarovergang zijn beoordeeld.
Aanvragen die na de jaarovergang binnenkomen, kunnen niet meer worden verwerkt in het verlofsaldo van 2025 dat wordt meegenomen naar 2026. Eventuele correcties kunnen later handmatig worden aangepast.
6. Verwerkingsmoment aanpassen
In verband met de feestdagen kan het wenselijk zijn om de loonverwerking van december 2025 eerder dan gebruikelijk uit te voeren. Houd hier tijdig rekening mee in de planning.
Opstart loonadministratie 2026
Een goede start van de loonadministratie in 2026 begint met actuele en juiste uitgangspunten.
1. Beschikking Werkhervattingskas (WhK) 2026
Medio/eind november wordt de beschikking Werkhervattingskas (WhK) voor 2026 afgegeven. Controleer of de premiepercentages correct zijn vastgesteld en of er wijzigingen zijn, bijvoorbeeld bij eigenrisicodragerschap.
2. Premiegegevens verzekeringen 2026
Controleer of de premiegegevens voor pensioen- en andere relevante verzekeringen per 1 januari 2026 wijzigen en of deze correct zijn verwerkt.
3. Onbelaste reiskostenvergoeding
De onbelaste reiskostenvergoeding blijft in 2026 ongewijzigd op € 0,23 per kilometer.
4. Onbelaste thuiswerkvergoeding
Per 1 januari 2026 bedraagt de onbelaste thuiswerkvergoeding, conform de belastingplannen 2026, € 2,45 per thuiswerkdag. Deze vergoeding is vrijgesteld en heeft geen impact op de vrije ruimte binnen de WKR.