Een vooruitstrevende organisatie, met een praktische uitdaging
Beweging 3.0 is een organisatie met maatschappelijke impact: actief in ouderenzorg en welzijn, met meerdere locaties en een sterke regionale verankering. Tegelijkertijd typeert de organisatie zichzelf als vooruitstrevend, met aandacht voor innovatie en een informele cultuur.
“Het is een grote organisatie, maar wel met korte lijntjes en waar je fijn jezelf kan zijn, aldus Bertine. “Die openheid maakt samenwerken prettig, maar vraagt ook om goede afstemming – zeker binnen HR Service, waar continuïteit cruciaal is.”
Op zoek naar een tijdelijke, maar inhoudelijk sterke oplossing
Na een intensieve wervingsperiode werd duidelijk dat een structurele invulling nog even op zich liet wachten. Beweging 3.0 ging daarom op zoek naar een tijdelijke oplossing die snel inzetbaar was, zonder in te leveren op kwaliteit.
Rond begin mei kwam Stippt in beeld.
“Binnen HR Service waren we niet gewend om HR-administratie op afstand te laten uitvoeren,” vertelt Bertine. “Het concept kende ik wel, maar dit was voor ons geen standaard oplossing.”
De eisen waren helder:
- inhoudelijke kennis en ervaring met AFAS
- ervaring met de VVT-cao
- begrip van HR Service-processen binnen de zorg
- nadrukkelijk géén salarisadministratie, maar HR Service-taken
“Juist die branchekennis en de ervaring met AFAS gaf voor mij de doorslag. Je merkt dat iemand begrijpt hoe onze processen lopen en welke dynamiek daarbij hoort.”
De praktijk: HR Service op afstand, als verlengstuk van het team
Vanuit Stippt werd Melanie Roskam betrokken bij Beweging 3.0. Zij richtte zich vooral op het verwerken van HR-mutaties in AFAS.
“Het ging om reguliere mutaties, maar ook om spoedzaken,” vertelt Melanie. “Denk aan contracten waar nog documenten of ID-bewijzen bij hoorden. Via Teams hadden we korte lijnen om af te stemmen en vragen te stellen.”
Het werken op afstand was voor haar niet nieuw.
“We wisten wat er moest gebeuren, hoeveel uren beschikbaar waren en hoe we het werk zouden aanpakken. In de basis werkte dat goed.”
Niet alles ging vanzelf – en juist dat maakte het sterker
Toch verliep de samenwerking niet vanaf het begin vlekkeloos. In de zomer ontstond een lastige fase.
“Er gingen dingen mis en afspraken in de communicatie werden niet altijd nagekomen,” vertelt Bertine open. “Dat maakte dat het soms meer tijd kostte dan het opleverde. Zeker als je taken laat liggen in de verwachting dat ze worden opgepakt, en dat blijkt dan niet zo te zijn.”
Een belangrijk knelpunt was het gebrek aan inzicht in beschikbaarheid.
“Niet om te controleren,” benadrukt Bertine, “maar om te weten: is er vandaag iemand aan het werk en kunnen we hier iets neerleggen? Dat ontbrak en zorgde voor onrust.”
Ook vanuit Stippt werd die fase herkend.
“In de zomer merkten we dat de samenwerking anders liep dan bedoeld,” zegt Melanie. “De signalen zijn uitgesproken en hebben ons geholpen om scherper te kijken naar onze manier van afstemmen.”
Juist die openheid bleek een kantelpunt.
“We hebben geleerd hoe belangrijk transparantie over beschikbaarheid en verwachtingen is. Dat hebben we aangepast in onze werkwijze.”
Verbetering door heldere afstemming en transparantie
Daarna werd er zichtbaar bijgestuurd.
“In de afgelopen maanden is daar echt veel verbetering in gekomen,” zegt Bertine. “We weten nu wie wanneer werkt en wat er is opgepakt. Dat geeft rust.”
Melanie nam daarin bewust het initiatief.
“Door aan te geven wanneer ik ingelogd ben, wanneer ik bij een andere klant werk en aan het eind van de dag terug te koppelen, weten zij precies waar ze aan toe zijn.”
Volgens Bertine maakte dat het verschil.
“Dan weet je: hier kunnen we op bouwen.”
Flexibiliteit als duidelijke meerwaarde
Beweging 3.0 startte met 25 uur ondersteuning per week, verdeeld over vijf dagen. Dat zorgde voor continuïteit. Toen de eigen vacature werd ingevuld, kon eenvoudig worden afgeschaald.
“Vanaf 1 december zijn we teruggegaan naar ongeveer 15 uur per week,” vertelt Bertine. “Dat was geen enkel probleem. Die flexibiliteit vind ik echt prettig.”
Het werken met een team in plaats van één vaste persoon ziet zij als een voordeel.
“De kwaliteit verschilt per professional, dat is bij je eigen team niet anders. Maar de flexibiliteit en continuïteit doordat meerdere mensen inzetbaar zijn, vind ik een groot pluspunt.”
Wat heeft het concreet opgeleverd?
Door specifieke HR Service-taken onder te brengen bij Stippt, kon Beweging 3.0 de druk op het interne team verlagen.
“De werkdruk was er nog steeds,” zegt Bertine, “maar we konden een deel met de inzet van Stippt afvangen”. Dat heeft echt geholpen.”
Blik op de toekomst
De inzet van Stippt was nadrukkelijk tijdelijk.
“Mijn wens blijft dat onze formatie op orde is,” zegt Bertine. “Maar bij vacatures of piekbelasting vind ik dit een hele goede tijdelijke oplossing.”
Zou zij deze manier van werken aanbevelen?
“Ja. Afstand is voor mij geen issue. Uiteindelijk maken de mensen het verschil: hun kennis, ervaring en communicatie.”
Conclusie
De samenwerking tussen Beweging 3.0 en Stippt laat zien dat tijdelijke HR-ondersteuning op afstand goed kan werken. Niet omdat alles vanzelf gaat, maar omdat verwachtingen worden uitgesproken, bijgestuurd en serieus genomen.
Voor zorgorganisaties die tijdelijk extra HR-capaciteit nodig hebben – zonder langdurige verplichtingen en zonder in te leveren op kwaliteit – laat deze samenwerking zien dat het kan: flexibel, professioneel en met blijvend effect.
