De DBC-registratie vormt het hart van de administratieve en financiële afhandeling in de medisch-specialistische zorg. Het is niet alleen een technisch proces, maar raakt direct aan de kwaliteit, rechtmatigheid én inkomsten van jouw zorginstelling. Toch zien wij bij Stippt regelmatig dat het hier misgaat: foutieve codering, onvolledige afsluiting of ontbrekende zorgactiviteiten leiden tot afkeuringen of zelfs terugvorderingen. Niet uit onwil, maar door onduidelijke werkafspraken, tijdsdruk of onwetendheid. In deze blog leggen we uit wat een juiste DBC-registratie inhoudt, welke fouten we het vaakst tegenkomen én hoe jij ze kunt voorkomen.
Top 5 fouten bij DBC-registratie
En nog belangrijker... hoe je deze fouten kunt voorkomen.
Wat is een DBC precies?
DBC staat voor Diagnose Behandeling Combinatie. Het is een bekostigings- en registratiemodel dat gebruikt wordt in de medisch-specialistische zorg. Binnen één DBC wordt het hele traject van een patiënt vastgelegd: van het eerste consult tot en met de diagnose, behandeling en afronding.
Een DBC is in feite een administratief pakket waarin alle geleverde zorgactiviteiten worden gebundeld en gekoppeld aan één specifieke zorgvraag. Op basis hiervan kan de zorginstelling declareren bij de zorgverzekeraar.
Een juiste DBC-registratie bevat onder andere:
- De diagnose: bijvoorbeeld “reuma”, “heupklachten” of “angststoornis”
- De bijbehorende zorgactiviteiten: zoals een intakegesprek, onderzoek, behandeling of nacontrole
- De behandelcode/zorgproduct: dit bepaalt welk tarief er in rekening gebracht mag worden
- De start- en sluitdatum van het traject
- De zorgvraagtypering (in de GGZ/ZPM): inschatting van de zwaarte van de zorgbehoefte, bijvoorbeeld licht, matig of zwaar
Veelvoorkomende fouten (en hun gevolgen)
- Verkeerde of ontbrekende diagnosecodering
Een fout bij de diagnosecode kan een domino-effect veroorzaken: het verkeerde zorgproduct wordt gekoppeld, de declaratie klopt niet met de behandeling, en verzekeraars keuren de declaratie af. Dit komt vaak doordat behandelaren codes niet goed selecteren of wijzigen zonder afstemming.
Oplossing: werk met duidelijke codeerprotocollen en laat zorginhoudelijke registraties altijd controleren door de administratie vóór afsluiten.
- Activiteiten buiten het zorgtraject
Soms worden zorgactiviteiten te laat geregistreerd of pas ná sluiting van het traject uitgevoerd. Dan vallen ze buiten de geldige periode van de DBC. Ook komt het voor dat activiteiten verkeerd zijn gekoppeld aan een ander traject of profiel.
Oplossing: werk met systeemmeldingen en waarschuwingssignalen bij overschrijding van termijnen. Maak wekelijks rapportages van openstaande of inactieve trajecten.
- Geen juiste zorgvraagtypering (GGZ/ZPM)
Zeker in de GGZ (Zorgprestatiemodel) is een juiste zorgvraagtypering essentieel. De zwaarte bepaalt immers mede de bekostiging. Een verkeerde typering kan leiden tot structureel te lage opbrengsten of onrechtmatige declaraties. Hierdoor kan je risico lopen op terugvordering.
Oplossing: maak tijdig afspraken over wie de typering doet, hoe vaak deze wordt herzien, en op basis waarvan. Zorg dat behandelaren hierin getraind zijn.
- Late afsluiting van DBC’s
Te lang openstaande DBC’s zorgen niet alleen voor administratieve rompslomp, maar ook voor risico’s: bij wijzigingen in regelgeving of software kan afsluiten later tot foutmeldingen leiden.
Oplossing: Stel een standaardtermijn in voor afsluiten (bijv. binnen 42 dagen na laatste contact). Zorg voor actieve signalering van openstaande DBC’s ouder dan 90 dagen.
- Gebrekkige communicatie tussen behandelaren en administratie
Zorginhoudelijke informatie komt soms te laat of onvolledig binnen bij de administratie, of er is onduidelijkheid over wie verantwoordelijk is voor wat.
Oplossing: organiseer korte periodieke overleggen tussen zorg en administratie. Geef medewerkers toegang tot gedeelde registratie-overzichten.
Download infosheet
Hoe voorkom je fouten?
- Zorg voor actuele kennis bij administrateurs én behandelaren
(bijvoorbeeld via jaarlijkse bijscholing) - Gebruik slimme controletabellen of validatiechecks
vóór de declaratie verzonden wordt - Maak afspraken over wie verantwoordelijk is voor het sluiten van DBC’s
- Laat periodiek interne audits uitvoeren
of schakel een externe partij (zoals Stippt) in voor review
Een juiste DBC-registratie is teamwork. Door duidelijke verantwoordelijkheden, goede software én periodieke controles voorkom je fouten en verbeter je je financiële positie. Stippt ondersteunt zorginstellingen bij het correct inrichten én uitvoeren van de zorgadministratie. We kunnen je helpen bij:
- Het controleren en corrigeren van bestaande DBC-registraties
- Het inrichten van werkbare processen en controles
- Het tijdelijk (deels) overnemen van je zorgadministratie bij capaciteitsproblemen of achterstanden
Neem vrijblijvend contact met ons op, wij denken graag mee.