Het personeelsdossier binnen de zorg
Een personeelsdossier. Het klinkt misschien saai, maar in de zorg kan het het verschil maken tussen veilige, betrouwbare zorg en een risico op ernstige incidenten. Zeker na de recente bevindingen van de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ), waaruit bleek dat honderden zorgverleners jarenlang zonder diploma of VOG via bemiddelingsbureaus werkten (IGJ, 19 juni 2025).
Het signaal is duidelijk: personeelsdossiers in de zorg moeten op orde zijn, altijd, zonder uitzondering.
Naast de wettelijke verplichtingen voor werkgevers geldt in de zorgsector een extra verantwoordelijkheid. Deze documenten mogen nooit ontbreken:
Loonheffingsformulier
Essentieel voor correcte salarisadministratie richting de Belastingdienst.
Kopie identiteitsbewijs
Een geldig paspoort of ID-kaart, geen rijbewijs. Zorg dat privacygevoelige gegevens zoals BSN worden afgeschermd in de digitale versie.
Diploma’s en VOG
Juist hier ging het mis in de door de IGJ onderzochte gevallen: zorgverleners werkten jarenlang zonder geldige papieren. De IGJ stelt dat zorgorganisaties, ook bij inhuur via bemiddelingsbureaus, altijd zelf diploma’s en VOG’s moeten controleren en registreren.
Bewaartermijn: minimaal vijf jaar na uitdiensttreding voor zowel fiscale als zorgspecifieke documenten.
Voor zorgorganisaties is het verstandig om dossiers uit te breiden met informatie die bijdraagt aan kwaliteit en veiligheid:
Functionerings- en beoordelingsgesprekken
Vastleggen hoe iemand presteert en zich ontwikkelt, ook als kwaliteitsborging richting cliënten.
Opleidings- en nascholingscertificaten
Denk aan BHV, voorbehouden handelingen, medicatieveiligheid. Inspecties en audits vragen hier expliciet naar.
Verlofaanvragen
Belangrijk voor roosterplanning, vooral bij piekbelasting in de zorg.
Waarschuwingen of verbetertrajecten
Alleen opnemen als ze zorgvuldig zijn geformuleerd en besproken. Dit kan van groot belang zijn bij arbeidsconflicten of kwaliteitsincidenten.
Bewaartermijn: in de regel maximaal twee jaar na uitdiensttreding, tenzij er juridische redenen zijn om langer te bewaren.
De AVG schrijft voor dat je persoonsgegevens alleen bewaart zolang dat noodzakelijk is. In de zorgsector is dit extra belangrijk vanwege de gevoelige aard van veel informatie.
Gebruik bij voorkeur een digitaal systeem dat bewaartermijnen bewaakt, toegang beperkt en logt wie wanneer gegevens bekijkt.
Verzuimgegevens horen strikt gescheiden te blijven van het personeelsdossier:
Personeelsdossier: contracten, diploma’s, functioneren, verlof.
Verzuimdossier: re-integratieplannen, contactmomenten met de arbodienst, werkhervattingsafspraken.
Medische informatie: mag nergens worden vastgelegd in personeels- of verzuimdossier.
In de zorg is het personeelsdossier niet alleen een administratieve verplichting, maar een instrument om veilige en kwalitatief goede zorg te waarborgen.
Het IGJ-onderzoek maakt pijnlijk duidelijk wat er kan gebeuren als basiscontroles ontbreken. Door diploma’s, VOG’s, contracten en functioneringsinformatie structureel te borgen, bescherm je cliënten, medewerkers en de reputatie van je organisatie.
