De jaarafsluiting als ketenproces
De jaarafsluiting wordt soms nog gezien als het optellen van cijfers in januari of februari, maar in werkelijkheid gaat het om een veel breder proces. Het is het sluitstuk van een keten waarin elke stap – van het maken van zorgafspraken tot het inrichten van systemen en van de registratie tot de verantwoording – invloed heeft op het resultaat.
Als er in de registratie fouten sluipen of contractafspraken niet goed in de systemen zijn verwerkt, merk je dat vaak pas bij de jaarafsluiting. Dan blijken cijfers niet te kloppen of sluiten facturen niet aan. Herstelacties kosten veel tijd en zorgen voor frustratie bij medewerkers. Daar komt bij dat de accountant juist in deze periode vragen stelt die je niet zomaar kunt beantwoorden zonder de juiste onderbouwing.
Het gevolg: druk, extra werk en het gevoel dat je achter de feiten aanloopt
Waarom je in 2025 al moet beginnen
Het idee dat je in januari 2026 ‘gewoon’ aan de slag gaat met de jaarafsluiting is achterhaald. De ervaring leert dat organisaties die in 2025 al bewust stappen zetten, veel rustiger het nieuwe jaar ingaan.
- In de zomer kan een proefafsluiting al veel inzicht geven. Door de data door te rekenen alsof het jaar al is afgesloten, zie je direct of registraties volledig zijn of dat er hiaten zijn die later problemen opleveren.
- In het najaar is er ruimte om correcties door te voeren. Denk aan contractinrichting, productdefinities of technische koppelingen die nog niet optimaal werken. Juist in deze maanden kun je zaken bijsturen zonder dat de tijdsdruk groot is.
- Aan het eind van het jaar kun je bewust capaciteit plannen. Vaak blijkt dat de meeste afdelingen in januari en februari al overbelast zijn. Door hier rekening mee te houden, voorkom je dat medewerkers structureel overuren draaien om de deadlines te halen.
Wie deze stappen overslaat, herkent waarschijnlijk het beeld van januari: lange dagen, volle mailboxen, telefoontjes van de accountant en stapels correcties die nog verwerkt moeten worden.
AI als kans in de jaarafsluiting
Een ontwikkeling die veel aandacht krijgt, is de inzet van Artificial Intelligence (AI). We zijn nog maar aan het begin van wat AI kan betekenen, maar de mogelijkheden zijn veelbelovend. Zeker bij een proces dat zo detailrijk en foutgevoelig is als de jaarafsluiting.
Wat kan AI betekenen?
- Slimme controles: AI kan enorme hoeveelheden data analyseren en afwijkingen signaleren. Waar vroeger steekproeven werden gedaan, kan nu een volledige dataset gecontroleerd worden. Denk aan verschillen tussen productie, contractafspraken en facturatie.
- Risicoanalyse: door patronen te herkennen kan AI helpen voorspellen waar problemen kunnen ontstaan, bijvoorbeeld bij productcodes die vaak foutief worden geregistreerd of bij zorgsoorten waar afwijkingen veel voorkomen.
- Rapportageondersteuning: AI kan concepten maken van rapportages en overzichten, die medewerkers vervolgens aanvullen en toetsen. Dit bespaart tijd en vergroot de consistentie.
- Procesverbetering: door data slim te analyseren kun je sneller zien waar processen stroef lopen. Dat helpt om vooruit te kijken en verbeteringen door te voeren nog vóór de volgende jaarafsluiting.
Het is belangrijk om AI niet te zien als een wondermiddel dat het werk volledig uit handen neemt. Het gaat vooral om ondersteuning: AI helpt om sneller, vollediger en nauwkeuriger inzicht te krijgen, zodat professionals zich kunnen richten op de interpretatie en besluitvorming.
Samen leren en verbeteren
Elke jaarafsluiting levert lessen op. Soms gaat het om technische kwesties – een systeeminrichting die niet volledig aansluit – en soms om procesmatige zaken zoals een gebrekkige afstemming tussen zorgadministratie en control. Het is waardevol om die lessen niet te laten liggen, maar ze in 2025 al te vertalen naar verbeteracties.
Een werkgroep met vertegenwoordigers van alle betrokken disciplines kan daarbij helpen. Door zorgadministratie, financiële administratie, functioneel beheer, control en facturatie regelmatig samen te brengen, ontstaat een gedeeld beeld. Problemen worden sneller gesignaleerd en er is minder kans dat ieder vanuit zijn eigen kokertje pas aan het eind van het jaar ontdekt dat er iets misgaat.
Conclusie
De jaarafsluiting 2025 lijkt nog ver weg, maar de voorbereiding begint eerder dan veel mensen denken. Zie het niet als een eenmalig piekmoment in 2026, maar als een continu proces waarin samenwerking, voorbereiding en nieuwe technologie hand in hand gaan.
Door in 2025 al proefafsluitingen te draaien, knelpunten op te lossen en ruimte te maken voor vernieuwing met AI, wordt de jaarafsluiting van 2025 een beheersbaar en leerzaam traject. Het hoeft niet perfect – er zullen altijd onverwachte zaken spelen – maar door vooruit te kijken en slim gebruik te maken van de mogelijkheden, ontstaat rust en overzicht.
Voor je het weet is het zover. De vraag is niet óf de jaarafsluiting komt, maar hóe je ervoor zorgt dat jouw organisatie er klaar voor is.
