Wat is een toestemmingsverklaring via VECOZO?

Een toestemmingsverklaring via VECOZO geeft een organisatie toestemming aan een tussenpartij of softwareleverancier om namens hen administratieve werkzaamheden uit te voeren. Denk hierbij aan het indienen van declaraties, het uitvoeren van COV-controles of het verwerken van berichtenverkeer.

Hierbij wordt gebruikgemaakt van VECOZO, waarbij onder andere de AGB-code van de zorgaanbieder, het persoonlijk certificaat en de koppeling met VECOZO bepalend zijn voor de toegang.

Kort samengevat:

• Geeft administratieve toestemming binnen VECOZO
• Is gekoppeld aan de AGB-code van de zorgaanbieder
• Is noodzakelijk voor berichten- en declaratieverkeer via een tussenpartij

Deze toestemming is nodig wanneer de partij die het bericht indient niet dezelfde is als de afzender. Zonder geldige toestemmingsverklaring kan een tussenpartij geen handelingen uitvoeren binnen VECOZO namens de zorgaanbieder.

Toestemmingsverklaring via VECOZO is geen machtiging

Hoewel de termen in de praktijk regelmatig door elkaar worden gehaald, is een toestemmingsverklaring iets anders dan een machtiging.

Een machtiging heeft betrekking op toestemming van een zorgverzekeraar voor het leveren van zorg en is zorginhoudelijk van aard. Een toestemmingsverklaring via VECOZO bepaalt wie binnen VECOZO namens een organisatie administratieve handelingen mag uitvoeren zoals het indienen van berichten en declaraties. Dit is een randvoorwaarde voor een goed functionerend berichtenverkeer.

Waar een machtiging nodig is voor zorginhoudelijke toestemming, is een toestemmingsverklaring nodig voor administratieve handelingen binnen berichtenverkeer en declaratieverkeer via VECOZO. Omdat deze processen los van elkaar staan, wordt het belang van een geldige toestemmingsverklaring vaak onderschat.

Waar gaat het in de praktijk mis bij een toestemmingsverklaring via VECOZO?

Verlopen toestemmingsverklaringen

Toestemmingsverklaringen hebben een einddatum. Wanneer deze niet op tijd worden verlengd, vervalt de toestemming automatisch. In de praktijk gebeurt dit vaker dan verwacht.

Het gevolg is directe verstoring van berichtenverkeer en declaratieprocessen. Gemeenten en zorgaanbieders wisselen geen berichten meer uit, retourinformatie blijft uit en processen komen stil te liggen. Dit heeft directe gevolgen voor het berichtenverkeer tussen gemeenten en zorgaanbieders, waardoor berichten niet meer in het ECD binnenkomen of worden verzonden. Vaak wordt dit pas zichtbaar wanneer declaraties blijven liggen of afkeur ontstaat. De oorzaak wordt dan niet direct herkend als een verlopen VECOZO-toestemming.

Wijzigingen in contactpersonen bij VECOZO

Een veelvoorkomend probleem ontstaat bij personeelswisselingen of wijzigingen in e-mailadressen. Binnen VECOZO is per AGB-code één contactpersoon geregistreerd. Alleen deze persoon ontvangt meldingen over het verlopen van een toestemmingsverklaring via VECOZO.

Wanneer deze gegevens niet worden bijgewerkt, komen waarschuwingen niet aan en wordt verlenging vergeten. De opvolger merkt dit vaak pas wanneer berichten niet meer binnenkomen. In veel organisaties is bovendien niet expliciet belegd wie verantwoordelijk is voor het beheer hiervan: zorgadministratie, financiële administratie of ICT.

Herstel kost meer tijd dan verwacht

Het herstellen van een verlopen toestemmingsverklaring via VECOZO kost in de praktijk vaak meer tijd dan verwacht. Herstel kan weken duren doordat contactgegevens moeten worden aangepast, toestemmingen opnieuw moeten worden ingericht en afstemming nodig is met VECOZO en softwareleveranciers.

In de tussentijd blijven processen onderbroken en kunnen declaratieachterstanden oplopen.

Waarom dit een structureel aandachtspunt blijft

Toestemmingsverklaringen zijn geen dagelijkse handeling. Juist daardoor verdwijnen ze gemakkelijk uit beeld. Zolang alles werkt, is er weinig aanleiding om het beheer actief te controleren. Pas bij uitval wordt duidelijk hoe afhankelijk administratieve processen hiervan zijn.

Dit maakt de toestemmingsverklaring via VECOZO een randvoorwaarde die probleemloos werkt zolang het beheer klopt, maar direct verstoringen veroorzaakt wanneer dat niet zo is.