De werkkostenregeling (WKR) blijft ook in 2026 een vast onderdeel van de payroll- en salarisadministratie. De regeling bepaalt hoeveel ruimte werkgevers hebben om vergoedingen en verstrekkingen onbelast toe te kennen. Door stijgende lonen en een groeiende loonsom is het belangrijk om scherp te blijven op de beschikbare vrije ruimte en de fiscale gevolgen bij overschrijding.
Werkkostenregeling 2026: cijfers, grenzen en fiscale kaders
Vrije ruimte in de werkkostenregeling
De vrije ruimte wordt berekend op basis van de totale fiscale loonsom van alle medewerkers samen.
De percentages zijn als volgt:
- 2% over de eerste € 400.000 van de loonsom
- 1,18% over het deel van de loonsom boven € 400.000
De vrije ruimte vormt het maximale bedrag dat onbelast mag worden besteed aan aangewezen vergoedingen en verstrekkingen.
Wordt de vrije ruimte overschreden, dan is de werkgever over het meerdere 80% eindheffing verschuldigd.
Gebruikelijkheidseis binnen de WKR
Bij het aanwijzen van vergoedingen en verstrekkingen als eindheffingsloon geldt de gebruikelijkheidseis. Dit betekent dat het bedrag en de vorm van de vergoeding logisch en verdedigbaar moeten zijn in verhouding tot wat in vergelijkbare situaties gebruikelijk is binnen en buiten de organisatie. Ook is van belang dat vergoedingen consistent worden toegepast en niet sterk verschillen tussen medewerkers in vergelijkbare posities.
De Belastingdienst hanteert hierbij twee uitgangspunten. Vergoedingen en verstrekkingen mogen niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Daarnaast beschouwt de Belastingdienst vergoedingen en verstrekkingen van maximaal € 2.400 per persoon per jaar als gebruikelijk. Voor dit bedrag geldt de 30%-toets niet.
Deze uitgangspunten zijn bedoeld om oneigenlijk gebruik van de WKR te voorkomen en vragen om een bewuste en onderbouwde keuze bij het aanwijzen van kosten als eindheffingsloon.
Normbedrag
Voor bepaalde vergoedingen en verstrekkingen gelden vaste normbedragen. Zo bedraagt het normbedrag voor een maaltijd in de bedrijfskantine in 2026 € 4,05 per verstrekte maaltijd (2025: € 3,95). Daarnaast mogen reiskosten tot € 0,23 per kilometer en een thuiswerkvergoeding van € 2,45 per dag onbelast worden vergoed, mits correct toegepast binnen de loonadministratie.
Gebruikelijkheidscriterium
Voor bestedingen binnen de vrije ruimte geldt geen inhoudelijke beperking, mits deze gebruikelijk zijn. Dat betekent dat de Belastingdienst beoordeelt of het gebruik van de regeling past binnen wat in vergelijkbare situaties normaal is.
Gerichte vrijstellingen
Bepaalde vergoedingen vallen onder een gerichte vrijstelling en gaan niet ten laste van de vrije ruimte, mits aan de voorwaarden wordt voldaan. Deze vrijstellingen zijn wettelijk vastgelegd en vereisen een correcte verwerking in de salarisadministratie. Voorbeelden hiervan zijn de vergoeding van reiskosten, studiekosten en noodzakelijke middelen om het werk te kunnen uitvoeren, zoals een laptop of mobiele telefoon. Ook arbovoorzieningen, zoals een beeldschermbril, vallen onder deze vrijstelling wanneer aan de voorwaarden wordt voldaan.
Noodzakelijkheidscriterium
Voor specifieke middelen geldt het noodzakelijkheidscriterium. Wanneer de werkgever bepaalt dat deze middelen noodzakelijk zijn voor het werk, kunnen ze belastingvrij worden verstrekt. Het privégebruik speelt hierbij geen rol, zolang aan de fiscale voorwaarden wordt voldaan.
Nihilwaarderingen
Voorzieningen op de werkplek kunnen een nihilwaardering hebben. Deze tellen niet mee voor de vrije ruimte en worden gewaardeerd op € 0 voor de loonheffingen. Welke voorzieningen hieronder vallen, is vastgelegd in het Handboek Loonheffingen. Voorbeelden hiervan zijn het bureau waaraan wordt gewerkt, de kopieermachine, maar ook koffie, thee en fruit die op de werkplek beschikbaar zijn voor medewerkers.
Belang voor payroll
De WKR vraagt om structurele cijfermatige aandacht:
- inzicht in de totale loonsom
- correcte berekening van de vrije ruimte
- bewuste aanwijzing van eindheffingsloon
- juiste toepassing van vrijstellingen en nihilwaarderingen
Alle aangewezen kosten worden verwerkt via de loonaangifte.
Conclusie
In 2026 blijft de werkkostenregeling een cijfermatig aandachtspunt binnen payroll. De vaste percentages, loonsomgrenzen en het eindheffingstarief maken het noodzakelijk om de WKR zorgvuldig en consistent in te richten. Door grip te houden op de cijfers blijft de regeling beheersbaar en fiscaal correct toegepast.