Een logische stap richting Stippt
TCE werkte al langer samen met Stippt voor salarisadministratie en AFAS-ondersteuning. De lijnen waren dus al kort.
“We waren bekend met Stippt en met het inlenen van professionals. Toen duidelijk werd dat we tijdelijke ondersteuning nodig hadden, was het logisch om daar als eerste aan te kloppen.”
Het contact verliep via de bestaande relatie. Er werd besproken hoeveel uren nodig waren, voor welke periode en tegen welk tarief.
“Dat traject ging prima. We wisten wat we zochten en Stippt kon daarin voorzien.”
Een vliegende start in de praktijk
Vanuit Stippt werd Derkje betrokken bij TCE. Zij nam zelf het initiatief in de voorbereiding.
“Ze nam snel contact op om afspraken te maken, regelde wat nodig was qua toegang en planning en sloot eigenlijk direct goed aan,” vertelt Johan.
De overdracht vond plaats in een korte, maar intensieve periode.
“Je merkt dan het verschil als iemand ervaring heeft binnen zorgadministratie. Ze begrijpt snel hoe processen lopen, welke gemeenten betrokken zijn en hoe onze werkwijze eruitziet. In twee dagen overdracht kon zij voldoende informatie meenemen om zelfstandig verder te kunnen.”
Volgens Johan was vooral de natuurlijke manier van meedraaien een kracht.
“Ze draaide soepel mee. Dat maakte veel verschil.”
Werken op afstand: spannend, maar effectief
Binnen TCE wordt grotendeels op kantoor gewerkt. Volledig op afstand samenwerken was daarom vooraf een aandachtspunt.
“Dat was eerlijk gezegd wel spannend,” zegt Johan. “Maar ik ben er vrij snel in meegegaan en dat heeft goed uitgepakt.”
De afstemming verliep via Teams, telefoon en mail. Derkje en Annemiek namen de werkzaamheden zelfstandig over en stemden waar nodig rechtstreeks af met betrokken interne collega’s en onderaannemers.
“Het werken op afstand heb ik uiteindelijk niet als een risico ervaren. Het ging gewoon goed.”
Meedenken en verbeteren
Naast het overnemen van werkzaamheden dacht Stippt ook mee over procesverbetering.
“Ze hebben meegedacht in hoe wij werken en wat slimmer kan,” vertelt Johan. “Onlangs zijn er nog punten op papier gezet waarvan zij denken dat wij efficiënter kunnen werken. Dit helpt om de administratie elke dag beter te maken”
Die reflectie past binnen een bredere ontwikkeling die TCE de afgelopen jaren heeft doorgemaakt.
“Wij zijn vrij snel gegroeid van dertig naar honderd medewerkers. Ons gebruik van AFAS is daarin niet altijd meegegroeid. De afgelopen anderhalf jaar hebben we daar samen met Stippt een inhaalslag in gemaakt.”
Die inhaalslag ging niet alleen over systemen, maar ook over afspraken en verwachtingen.
“We hebben met elkaar uitgesproken: waar loopt het stroef, wat verwachten we van elkaar en wat moet beter georganiseerd worden? Dat gesprek ging open en eerlijk. En juist daardoor konden we samen een aantal verbeteringen doorvoeren in de manier van werken.”
Wat heeft het concreet opgeleverd?
De tijdelijke inzet zorgde ervoor dat de zorgadministratie tijdens het verlof van de vaste medewerker kon doorlopen zonder verstoring.
Collega’s en onderaannemers werden vooraf geïnformeerd over de wisseling.
“Voor zover ik weet is dat prima verlopen. We hebben daar geen problemen van ondervonden. Derkje en Annemiek namen vanaf dag 1 actief contact met ze op”
Blik op de toekomst
De inzet binnen de zorgadministratie was tijdelijk. Toch blijft de samenwerking met Stippt breder bestaan.
De AFAS-licentie loopt via Stippt, salarisadministratie blijft belegd en bij inhoudelijke AFAS-vraagstukken weet TCE de weg te vinden.
“We kennen elkaar inmiddels goed. Jullie kennen onze organisatie. Dat is een pluspunt.”
Hoe ziet TCE de samenwerking met Stippt in de toekomst?
“Ik verwacht dat we steeds minder ondersteuning nodig hebben naarmate we AFAS beter ingericht hebben. Maar de lijnen blijven kort. En als we elkaar nodig hebben, weten we elkaar te vinden.”
