Moet je als zorgorganisatie je administratie zelf willen doen of kun je werk dat niet tot je kernactiviteiten behoort beter outsourcen? Hoe kunnen we met minder mensen meer werk verzetten? Deze vragen stelde IrisZorg zichzelf in 2017. Het leidde tot outsourcing van de afdelingen finance, HR-administratie en salarisadministratie naar Stippt. Het resultaat: lagere kosten, hogere efficiency en betere stuurdata. Gio de Greef, raad van bestuur bij IrisZorg, deelt zijn lessen.
IrisZorg halveert overheadkosten
Lagere kosten, hogere efficiency en betere stuurdata dankzij outsourcing
Gio heeft een lang trackrecord in finance. Hij heeft veel organisaties van binnen gezien. “In 2006 kwam ik voor het eerst in aanraking met de zorg. Het viel me toen direct op hoe inefficiënt veel financiële processen waren ingericht in vergelijking met het bedrijfsleven”, zegt hij. “Veel administratieve taken die je kunt automatiseren vinden in de zorg nog handmatig plaats. Er zijn veel overdrachtsmomenten, en dat zijn allemaal momenten waarop iets fout kan gaan. Medewerkers werken ongelofelijk hard, maar er zijn te weinig mensen die zich afvragen: doen we ons werk eigenlijk wel op een slimme manier?” Vreemd vond hij dat niet. “De salarissen in de zorg liggen lager dan in het bedrijfsleven, waardoor mensen er eerder voor kiezen om in het bedrijfsleven te werken dan in de zorg. Tel daar de ontwikkeling van de huidige arbeidsmarkt bij op. Dan is de strijd om talent nog eens dubbel zo lastig.”
Processen digitaliseren
Gio koos juist wél voor de zorg. “Want dat betekent ook dat je veel kunt verbeteren. Je kunt echt impact maken.” Hij begon acht jaar geleden als concerncontroller bij IrisZorg en werd daarna directeur Services. Daarmee kreeg hij de verantwoordelijkheid over alle stafafdelingen. “Op dat moment verkeerde IrisZorg financieel in zwaar weer. Het moest anders om er bovenop te komen en weer slagkracht te krijgen. Reorganisaties waren onvermijdelijk. Dat was niet leuk, maar wel noodzakelijk. We hebben alle opties afgewogen en kwamen tot de conclusie dat activiteiten die niet behoren tot onze kernactiviteiten (deels) uitbesteed konden worden.” Het ging daarbij om de financiële administratie, salarisadministratie, HR-administratie en zorgfacturatie.
Op zoek naar een geschikte outsourcingpartner voor de administraties ontdekte IrisZorg al snel dat er maar weinig partijen zijn die goed zijn op alle vier de terreinen. “Veel organisaties specialiseren zich op één gebied en pakken de andere drie dan niet of beperkt mee. Stippt is één van de weinige organisaties die goed is in zowel finance, HR-administratie, salarisadministratie als zorgadministratie”, zegt Gio.