Financiële- en salarisadministratie
Tijdelijke ondersteuning bij Santé Partners voor continuïteit en optimalisatie
Santé Partners is een fusieorganisatie die in 2018 ontstond uit Stichting Thuiszorg en Maatschappelijk Werk Rivierenland (STMR) en Stichting Vitras. Als grote zorgorganisatie in de regio staat Santé Partners voor één missie: het leveren van hoogwaardige zorg in elke levensfase. Naast wijkverpleging biedt Santé Partners WMO-diensten, kleinschalige woonzorgvormen vanuit de WLZ, en zorg op basis van persoonsgebonden budgetten (PGB) en particuliere betalingen.
John Hazenberg werkt sinds 2020 bij Santé Partners en is verantwoordelijk voor meerdere ondersteunende afdelingen, waaronder de financiële, salaris- en zorgadministratie. Zijn rol biedt een helder overzicht van zowel de operationele uitdagingen als de oplossingen die in samenwerking met Stippt zijn geïmplementeerd. Om de impact van Stippt op Santé Partners in beeld te brengen gingen we hierover in gesprek met John.
Een oplossing voor elke uitdaging
Tijdens de samenwerking met Santé Partners bood Stippt oplossingen op maat voor diverse uitdagingen, steeds gericht op het waarborgen van de continuïteit.
Uitdaging 1: langdurig openstaande vacatures
In 2021 kreeg Santé Partners te maken met een langdurig openstaande vacature voor een senior salarisadministrateur. Dit, in combinatie met een krappe arbeidsmarkt, zorgde ervoor dat de werkdruk op de zittende medewerkers steeds hoger werd.
John Hazenberg beschrijft het proces: “Op een gegeven moment merk je gewoon dat collega’s te veel op hun bord hebben liggen. Er blijven dingen liggen of er worden fouten gemaakt. Toen werd het duidelijk dat we hulp nodig hadden, linksom of rechtsom.”
De oplossing: flexibele ondersteuning en expertise van Stippt.
Om het zittend personeel te verlichten, zocht John contact met Stippt. Omdat er nog hoop was dat de vacature uiteindelijk vervuld zou worden, koos Santé Partners voor een flexibele oplossing. Stippt leverde twee dagen per week ondersteuning aan de salarisadministratie, totdat de vacature na zes maanden uiteindelijk werd ingevuld.
Uitdaging 2: langdurige ziekte
Begin 2023 werd de continuïteit op de financiële afdeling bedreigd door langdurige ziekte. Door eerdere ervaringen was het voor John een logische keuze om Stippt nogmaals in te schakelen voor ondersteuning.
De oplossing: een tijdelijke specialist om het verzuim te overbruggen
Na de situatie geëvalueerd te hebben, kozen we weer voor een flexibele insteek: een tijdelijke senior specialist die gemiddeld één tot twee dagen per week werd ingezet.
De tijdelijke specialist van Stippt bracht niet alleen stabiliteit op de afdeling, maar identificeerde ook enkele knelpunten in de financiële processen. Door deze aan te pakken, konden we de efficiëntie verhogen en fouten voorkomen.
Uitdaging 3: behoefte aan extra capaciteit
Ondanks dat alle vacatures waren ingevuld, kon Santé Partners tóch wat hulp bij de salarisadministratie gebruiken. Zowel in de vorm van extra capaciteit als met een frisse en kritische blik meekijken naar de bestaande processen.
De oplossing: een tijdelijke specialist om het team te verlichten
Voor extra capaciteit leverden we, net zoals bij de financiële administratie, een senior specialist die gemiddeld één tot twee dagen per week werd ingezet om het team te ondersteunen.
De knelpunten van Santé Partners en de flexibele oplossingen van Stippt
Langdurig openstaande vacature
Oplossing: 6 maanden lang ondersteuning bij de salarisadministratie tot de vacature vervuld was
Langdurige ziekte
Oplossing: Één tot twee dagen per week ondersteuning van een senior specialist financiële administratie
Extra capaciteit nodig
Oplossing: Één tot twee dagen per week ondersteuning van een senior specialist salarisadministratie
Op een gegeven moment merk je gewoon dat collega’s te veel op hun bord hebben liggen. Er blijven dingen liggen of er worden fouten gemaakt. Toen werd het duidelijk dat we hulp nodig hadden, linksom of rechtsom.
Meer dan alleen extra handjes op de afdeling
Dankzij hun expertise op het gebied van financiële administratie en salarisverwerking konden de specialisten direct bijdragen, niet alleen aan de continuïteit van het werk, maar ook aan procesoptimalisatie.
“Het voordeel van Stippt is dat hun mensen niet alleen de voortgang waarborgen, maar ook met een frisse blik naar onze processen kijken. Ze stellen vragen waar wij niet bij stilstaan en denken mee over hoe het efficiënter kan,” aldus John Hazenberg.
De impact: stabiliteit en procesoptimalisatie
De samenwerking met Stippt heeft een duidelijke impact gehad op zowel de interne rust als de kwaliteit van de processen. Santé Partners kon de continuïteit van cruciale werkzaamheden waarborgen, zoals tijdige salarisbetalingen en maandelijkse rapportages. Daarnaast brachten de consultants van Stippt verbeterideeën aan, zoals optimalisaties in AFAS, wat leidde tot efficiëntere werkprocessen.
“Ze zijn goed bekend met AFAS, wat ons veel tijd scheelt. Bovendien denken ze actief mee over hoe processen beter kunnen. Dat levert niet alleen continuïteit op, maar ook verbeteringen die we anders niet hadden overwogen,” vertelt John Hazenberg.
Ook op persoonlijk niveau verloopt de samenwerking soepel. “De medewerkers van Stippt voelen zich als onderdeel van het team. Ze werken constructief samen, denken mee en brengen een frisse energie met zich mee.”
Dat er een goede match is tussen Santé Partners en Stippt blijkt ook uit het feit dat de samenwerking tussentijds meerdere keren is verlengd.
Conclusie
De samenwerking tussen Santé Partners en Stippt is een mooi voorbeeld hoe externe expertise een organisatie niet alleen tijdelijk kan ontzorgen, maar ook kan bijdragen aan structurele verbeteringen. Dankzij de ondersteuning van Stippt heeft Santé Partners stabiliteit gecreëerd in een tijd van krapte en veranderingen, en is de basis gelegd voor verdere groei en optimalisatie in de toekomst.
Het voordeel van Stippt is dat hun mensen niet alleen de voortgang waarborgen, maar ook met een frisse blik naar onze processen kijken. Ze stellen vragen waar wij niet bij stilstaan en denken mee over hoe het efficiënter kan.
Tijdelijke ondersteuning nodig?
Heeft jouw organisatie net als Santé Partners behoefte aan tijdelijke ondersteuning op het gebied van zorg-, financiële- of salarisadministratie? Stippt kan ondersteuning bieden met een heel team aan specialisten om de continuïteit te waarborgen en het werk efficiënter uit te voeren.
Neem contact op en ontdek wat Stippt voor jouw organisatie kan betekenen!