HR- en salariswijzigingen 2026: wat betekent dit voor organisaties?

Wettelijk minimumloon aangepast

Het wettelijk minimumloon is per 1 januari 2026 opnieuw geïndexeerd. Sinds de invoering van het minimumuurloon geldt één vast uurloon voor werknemers van 21 jaar en ouder, ongeacht de arbeidsduur. Ook de minimumjeugdlonen zijn aangepast en volgen automatisch deze systematiek.

Deze wijziging heeft directe gevolgen voor:

• salarisschalen en loonafspraken aan de onderkant van het loongebouw
• parttime contracten en oproepkrachten
• doorwerking naar toeslagen en looncomponenten die gekoppeld zijn aan het minimumloon

Een controle van salarissen ten opzichte van het nieuwe minimumloon is daarom noodzakelijk bij de start van 2026.

Nieuwe loonheffingstabellen en tarieven

Voor 2026 zijn de loonheffingstabellen (https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/themaoverstijgend/brochures_en_publicaties/nieuwsbrief-loonheffingen  Linken naar tabellen)en bijbehorende percentages opnieuw vastgesteld door de Belastingdienst. Deze tabellen vormen de basis voor de berekening van loonbelasting en premies volksverzekeringen.

Voor organisaties betekent dit:

• dat salarissoftware en looncomponenten tijdig moeten zijn bijgewerkt
• dat bruto-nettoverhoudingen kunnen wijzigen
• dat foutieve instellingen direct gevolgen hebben voor de loonaangifte

Een correcte toepassing van de nieuwe tabellen is essentieel om naheffingen of correcties achteraf te voorkomen.

Premies en grondslagen sociale verzekeringen

Naast de loonbelasting zijn ook de premiepercentages en grondslagen voor sociale verzekeringen opnieuw vastgesteld. Deze wijzigingen hebben invloed op de totale loonkosten en de berekening van werknemers- en werkgeverslasten.

Hierbij is het van belang dat:

• premiegrenzen correct worden toegepast
• wijzigingen in daglonen en maximumgrondslagen juist zijn verwerkt
• de loonaangifte aansluit op de geldende regels voor 2026

Dit vraagt om een nauwkeurige afstemming tussen HR-gegevens en salarisverwerking.

Pensioenregelingen en de nieuwe pensioenwet

Naast wijzigingen in loonheffingen en premies vraagt 2026 ook extra aandacht voor pensioenregelingen. In 2026 werken steeds meer organisaties met aanpassingen die voortkomen uit de Wet toekomst pensioenen. Deze nieuwe pensioenwet zorgt ervoor dat pensioenregelingen anders worden ingericht, met gewijzigde afspraken over opbouw, premiepercentages en communicatie richting werknemers.

Voor HR en salarisadministratie betekent dit dat:

• pensioenregelingen opnieuw moeten worden gecontroleerd op juiste inrichting
• premiepercentages en grondslagen correct moeten zijn verwerkt
• aansluitingen met pensioenuitvoerders actueel en volledig zijn

De impact van deze wijzigingen is groot. Een onjuiste verwerking kan leiden tot foutieve pensioenafdrachten en correcties achteraf. Extra controles aan het begin van 2026 zijn daarom noodzakelijk.

Cao-wijzigingen per 1 januari

Daarnaast gaan veel cao-wijzigingen traditioneel per 1 januari in. Deze wijzigingen verschillen per sector, maar hebben vrijwel altijd directe gevolgen voor de salarisadministratie. Denk hierbij aan:

• aanpassingen in salarisschalen en loonsverhogingen
• wijzigingen in stagevergoedingen
• aangepaste ORT-percentages
• veranderingen in reiskostenvergoedingen of andere vaste vergoedingen

Deze cao-afspraken moeten correct worden vertaald naar looncomponenten, contractafspraken en salarisinstellingen. Dit vraagt om een zorgvuldige controle van zowel HR-afspraken als de inrichting van de salarisverwerking, zodat medewerkers ontvangen waar zij recht op hebben en de loonadministratie aansluit op de geldende cao.

Vergoedingen en fiscale kaders

Ook in 2026 blijven vergoedingen een belangrijk aandachtspunt binnen HR en payroll. Denk aan:

• reiskostenvergoedingen
• onkostenvergoedingen
• fiscale regelingen zoals de werkkostenregeling

Hoewel niet alle regels jaarlijks wijzigen, is een herbeoordeling bij de jaarovergang noodzakelijk om te controleren of vergoedingen nog binnen de geldende fiscale kaders vallen en correct worden verwerkt.

Administratieve impact voor HR en payroll

De samenloop van wijzigingen per 1 januari maakt dat HR- en salarisadministraties extra alert moeten zijn aan het begin van het jaar. Een goede jaarstart bestaat uit:

• controle van looninstellingen en tabellen
• actualisatie van salarisafspraken
• afstemming tussen HR-beleid en salarisadministratie
• toetsing van vergoedingen en looncomponenten

Door deze controle tijdig uit te voeren, blijft de administratie consistent en sluit deze aan op de wettelijke vereisten voor 2026.