De druk op de zorgadministratie is de laatste tijd flink toegenomen. Juistheid, volledigheid en tijdigheid zijn onderwerpen die centraal staan binnen de administratie van zorgorganisaties. Te beginnen bij de zorgverleners die de verleende zorg juist, volledig en tijdig moeten registreren. Wanneer zorgverleners niet tijdig registreren kan de zorg niet tijdig gedeclareerd worden en kan stuurinformatie niet worden opgemaakt. Kortom, de maandafsluiting is een belangrijk terugkerend proces.
Zorgadministratie
De uitdaging van hoofd- en onderaannemerschap binnen de maandafsluiting
Veelal ligt de focus binnen de zorgadministratie bij de maandafsluiting op de productieregistratie en -declaratie, maar dit omvat ook de inkoop en de financiële administratie. Uiteindelijk met als doel om een periode (maand) boekhuidkundig af te sluiten en bevroren data te gebruiken voor managementinformatie. In de praktijk zien wij zorginstellingen worstelen met het realiseren van een goede maandafsluiting. Een complicerende factor in het proces treedt op bij externe afhankelijkheid. Dit is voor veel instellingen met name aan de orde waarbij gebruik wordt gemaakt van onderaannemerschap constructies.
De cliënt centraal
Omdat de cliënt meer centraal staat, zijn dergelijke constructies vaker aan de orde [1]. Gemeenten, maar ook zorgkantoren wensen één primair aanspreekpunt voor de zorgverlening. Deze partij is verantwoordelijk voor het dossierhouderschap, stemt af en organiseert de zorg met andere zorgaanbieders. Hierdoor zijn zorginstellingen steeds vaker hoofd- en onderaannemer van elkaar voor verschillende cliënten. Het gevolg hiervan is dat er meer onderlinge geldstromen optreden voor het afrekenen van geleverde zorg. Daarnaast heeft elke instelling zijn eigen planning binnen de maandafsluiting, het samenspel van deze factoren maakt het hoofd- onderaannemerschap binnen de maandafsluiting complex. Hier lees je je meer over de maandafsluiting.
Factureren van deze productie
Na het afronden van een maand heeft de onderaannemer pas inzicht in eigen productie en kunnen facturen worden opgesteld aan hoofdaannemers. In de praktijk blijkt het lastig als hoofdaannemer om deze productie tijdig te ontvangen. De onderaannemer direct in het elektronisch cliëntendossier laten registreren van de hoofdaannemer is helaas niet in alle gevallen haalbaar. Na ontvangst van de productie van de onderaannemer wordt deze beoordeeld op juistheid, moet deze verwerkt worden in de eigen administratie en wordt deze betaalbaar gesteld. Doel is dat deze productie nog verwerkt kan worden in de eerstvolgende facturatierun en de totstandkoming van de maandcijfers. Regelmatig wordt in dit geval gewerkt met reserveringen: men schat de productie over een bepaalde periode in (met name op basis van voorgaande perioden en de overeenkomst) en verwerkt deze inschatting in de maandcijfers. Declaratie van deze productie vindt dan in een volgende declaratieronde plaats.
Voor veel instellingen is hierdoor een goede, tijdige verwerking van productiegegevens en facturatie een terugkerend lastig proces.
Goede afspraken op dit vlak tussen hoofd- en onderaannemer zijn van groot belang. Belangrijk hierin is dat de eigen processen goed op orde moeten zijn; als je verlangt van anderen dat ze snel en correct kunnen aanleveren, dan moet de instellingen de administratie zelf ook goed op orde hebben.
Ervaart u problemen binnen u maandafsluiting? Onze consultant hebben veel ervaring met het stroomlijnen en organiseren van dit proces. Neem gerust contact met ons op.