Welke processen extra risico lopen
Een belangrijk aandachtspunt is het in kaart brengen van de processen die extra risico lopen bij beperkte bezetting. Denk hierbij aan het uitvoeren en autoriseren van betalingen, het tijdig indienen van btw- en loonaangiften en het opstellen van tussentijdse rapportages. Wanneer deze processen afhankelijk zijn van één of enkele medewerkers, ontstaat er direct een kwetsbare situatie.
Vervanging formaliseren, niet improviseren
Het formaliseren van vervanging is hierin cruciaal. Een duidelijke vervangingsregeling, waarin taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn vastgelegd, voorkomt onduidelijkheid en vertraging. Het enkel mondeling overdragen van werkzaamheden is hierbij onvoldoende.
Daarnaast is het noodzakelijk om autorisaties tijdig aan te passen in systemen zoals bankomgevingen en boekhoudsoftware. Wie geen rechten heeft, kan ook niet inspringen, hoe goed de overdracht ook geregeld is.
Externe verplichtingen lopen door
Externe verplichtingen blijven doorlopen gedurende de zomerperiode. Denk aan de btw-aangifte over het tweede kwartaal, periodieke loonaangiften en eventuele rapportages aan subsidieverstrekkers of toezichthouders. Het tijdig plannen van deze deadlines, met voldoende capaciteit en controle, voorkomt boeterisico’s en onnodige druk op de organisatie.
Interne beheersing onder druk
Een ander belangrijk aandachtspunt is de interne beheersing. Bij lagere bezetting staat het vier-ogen-principe vaak onder druk. Dit vergroot het risico op fouten en onregelmatigheden. Het is daarom aan te raden om tijdelijke maatregelen te treffen, zoals het instellen van extra controlemechanismen, het verhogen van alertheid bij afwijkingen en het beperken van bevoegdheden waar nodig.
Financiële positie vooraf in beeld
Daarnaast is het raadzaam om voorafgaand aan de vakantieperiode de financiële positie goed in beeld te hebben. Een actueel overzicht van de liquiditeit, openstaande posten en verplichtingen biedt rust en voorkomt verrassingen tijdens de afwezigheid van sleutelpersonen.
Gestructureerde aanpak in plaats van improvisatie
Samenvattend vraagt de zomerperiode om een proactieve en gestructureerde aanpak. Door tijdig processen te analyseren, verantwoordelijkheden vast te leggen en controles te borgen, kunnen organisaties risico’s beperken en de continuïteit van de financiële administratie waarborgen.
Een goede voorbereiding zorgt ervoor dat ook in perioden van lagere bezetting grip wordt gehouden op de financiële situatie en verplichtingen. Daarmee blijft de organisatie stabiel en betrouwbaar functioneren, ongeacht het seizoen.
Praktische checklist voor de zomerperiode
- Vervangingsschema opgesteld en vastgelegd
- Autorisaties in bank en systemen gecontroleerd
- Openstaande posten opgeschoond
- Contactpersonen bij afwezigheid inzichtelijk gemaakt
- Liquiditeitspositie bijgewerkt en geanalyseerd
- Interne controles tijdelijk aangescherpt
- Belangrijke deadlines ingepland en verdeeld
Belangrijke deadlines in de zomermaanden
- Maandelijkse of per kwartaal btw-aangiften
- Maandelijkse loonaangiften
- Betalingsrondes leveranciers en salarissen
- Tussentijdse financiële rapportages (halfjaar)
- Eventuele subsidieverantwoordingen binnen de zorg
