Zo automatiseer je de renseigneringsverplichting

In ons eerdere blog is er al geschreven over de renseigneringsverplichting. Ondertussen zijn we in januari beland en dat wil zeggen dat deze aangifte ook daadwerkelijk opgevoerd dient te worden bij de belastingdienst. Voor veel bedrijven is dit een tijdrovende klus, daarom nemen we jullie graag mee in hoe je deze verwerking kunt automatiseren. Ga over van wekelijks / maandelijks handmatig bijhouden naar eenmalig controleren.

Vermijd handmatig werk in Excel

Voor veel leveranciers geldt dat deze eenmalig aangemaakt dienen te worden in het financiële boekhoudpakket, om vervolgens inkoopfacturen te kunnen verwerken en betalingen te verrichten. Door een paar extra stappen te zetten bij het opvoeren van de crediteur, voorkom je veel handmatig werk. Wordt een crediteur namelijk terecht als een UBD-plichtige partij aangemaakt, dan worden vervolgens alle betaalde inkoopfacturen automatisch verzameld in de UBD-aangifte over dat jaar. Geen Excel-lijsten meer die bijgehouden dienen te worden, alles automatisch in een overzicht verwerkt!

Welke gegevens heb je nodig?

Voor het juist invullen van de stamgegevens, dienen er een aantal vragen beantwoord te worden en een aantal gegevens opgevraagd te worden bij de betreffende leveranciers. De belangrijkste gegevens om betalingen van een leverancier te kunnen matchen aan de persoon van wie het bedrijf is, zijn:

• Volledige naam
• Geboortedatum
• BSN-nummer

Aan de hand van deze gegevens kan de belastingdienst de inkomstenbelasting van de betreffende persoon vooraf invullen. Als deze gegevens aanwezig zijn, is het de bedoeling dat deze leverancier in de HRM-module als een persoon wordt aangemaakt. Vervolgens is het bij het aanmaken van de leverancier (crediteur) belangrijk dat deze wordt aangemaakt als een persoonscrediteur, geen organisatie. De reden hiervoor is dat een organisatie niet onder de renseigneringsverplichting kan vallen, dit is enkel bij personen het geval.

Praktische tips voor een soepele verwerking

Leg in het systeem een link tussen de crediteur (Financieel) en de opgevoerde persoon (HRM), en de betalingen die aan de betreffende crediteur worden gedaan in een jaar worden automatisch gelinkt aan de gekoppelde persoon én aan de UBD-aangifte in het systeem!

Wees met bovenstaande informatie goed voorbereid voor de aangifte over het jaar 2025. Zorg voor een goede inrichting van het proces en voorkom dat alles handmatig bijgehouden dient te worden. De UBD-aangifte is een vereiste, zorg er dan ook voor dat je hieraan voldoet.

Reminder: deadline eind januari

Vergeet niet dat de UBD-aangifte over 2024 vóór het einde van deze maand bij de belastingdienst moet zijn ingediend. Zorg dat je proces goed is ingericht en voorkom dat je gegevens handmatig moet bijhouden. Dit blog dient als een herinnering én als een oproep om actie te ondernemen.

Hulp nodig bij de renseigneringsverplichting?

De specialisten van Stippt helpen je graag uit de brand. Vul het contactformulier hieronder in en we laten zien hoe je met een geautomatiseerd proces de UBD-aangifte eenvoudig regelt.