Loonadministratie 2025-2026: bereid je voor op de jaarwisseling

Eindejaarsverwerking loonadministratie 2025

Tot en met de loonaangifte van december, dus uiterlijk 6 januari 2025, kunnen we nog correcties of aanvullingen over 2024 voor je verwerken. Lever die correcties en aanvullingen daarom uiterlijk met de mutaties over december bij ons aan. Daarbij kun je denken aan:

1. Extra uitkeringen

Wellicht hebben een aantal van je medewerkers recht op een extra uitkering, zoals een bonus of dertiende maand? Moeten we deze nog in december voor je verwerken, geef dit dan op tijd door, tegelijk met eventuele overige mutaties voor december. Je weet nog niet precies hoe en hoeveel? Geen probleem, maar laat ons wel alvast weten dat je wat van plan bent. Misschien kun je nog gebruikmaken van vrije ruimte in de Werkkostenregeling (WKR)? Mocht je daarbij advies of hulp nodig hebben, dan staan we voor je klaar.

2. Werkkostenregeling (WKR)

Heb je nog mogelijkheden binnen de vrije ruimte van de WKR en wil je daar wat mee doen? Check het snel. Vanuit de WKR kun je dan in 2025 nog zaken vergoeden en/of verstrekken. Vrije ruimte van 2025 naar 2026 doorschuiven kan niet.

De vrije ruimte van de WKR ligt in 2025 bij 1,92% van de loonsom tot € 400.000 en daarboven 1,18%. Pas je de concernregeling toe, dan mag je slechts één keer het percentage van de loonsom tot € 400.000 inzetten.

Overschrijd je het percentage van de vrije ruimte in 2025, dan betaal je een eindheffing van 80%. Deze heffing moeten we uiterlijk in de aangifte over het tweede tijdvak 2026 voor je verwerken.

Om te kunnen beoordelen of je de vrije ruimte zult overschrijden, vragen we je om de werkkosten zo snel mogelijk bij ons op te geven. De uiterste termijn is tegelijk met de mutaties over het tweede tijdvak 2026. We berekenen de eventuele eindheffing op basis van de werkelijke loonsom en geven die aan bij de loonaangifte.

3. Auto van de zaak

Op de loonstrook van december kunnen we voor auto’s van de zaak nog eenvoudig een correctie doorvoeren. Hebben we het jaar al voor je afgesloten, dan is een correctie doorvoeren een stuk bewerkelijker en brengt het extra kosten met zich mee. Wil je daarom op de loonstroken controleren of de bij ons bekende gegevens zoals kenteken, cataloguswaarde, wel/geen bijtelling, eigen bijdrage etc. kloppen?

4. Medewerkers uit dienst

Denk je er aan om medewerkers die per 31 december 2025 bij je uit dienst treden bij ons af te melden? Liefst tegelijk met de mutaties over december, maar uiterlijk op 6 januari 2026.

5. Verlof

Gebruik je onze verlofmodule, zorg er dan voor dat je alle verlofaanvragen die betrekking hebben op 2025 hebt goed- of afgekeurd vóór we de jaarovergang naar de loonadministratie van 2026 voor je in gang zetten. Aanvragen die na de jaarovergang binnenkomen, kunnen we niet meer verwerken in het saldo van 2025 dat meegaat naar 2026.

Toch nog aanvragen die in 2025 moeten worden behandeld? Dan kun je het saldo 2025 in 2026 handmatig aanpassen.

6. Verwerkingsmoment aanpassen

Wil je de lonen van december 2025 graag eerder dan gewoonlijk verwerkt hebben, bijvoorbeeld in verband met de feestdagen? Laat het ons dan zo snel mogelijk weten.

Opstart loonadministratie 2026

Willen we de loonadministratie van 2025 op tijd voor je kunnen opstarten, dan hebben we een aantal gegevens van je nodig. Heb jij deze al aangeleverd?

1. Kopie beschikking Werkhervattingskas (WhK) 2026

Medio / Eind november heb je van de Belastingdienst de beschikking Werkhervattingskas 2025 (WhK) gekregen. Wil je daarvan alsjeblieft ook kopie maken en naar ons mailen of aanleveren via TOPdesk? Ben je eigenrisicodrager geworden of heb je nieuwe premiepercentages eigenrisicodrager 2025 ontvangen van je verzekeraar, stuur ons die informatie dan ook.

2. Premiegegevens verzekeringen 2026

Mogen wij, indien relevant, de premiegegevens 2026 van je pensioenverzekeraar en andere relevante verzekeringen?

3. Onbelaste reiskostenvergoeding

De onbelaste reiskostenvergoeding voor 2026 blijft ongewijzigd (€ 0,23 per kilometer) gebleven.

4. Onbelaste thuiswerkvergoeding

Per 1 januari 2026 mag je, volgens de belastingplannen 2026, de onbelaste thuiswerkvergoeding vergoeden op basis van € 2,45 per thuiswerkdag. Dit is een vrijgestelde vergoeding die geen impact heeft op de vrije ruimte in de WKR.