Amarijn is een regionale zorgorganisatie met ruim 3.000 medewerkers die volwassenen en ouderen ondersteunt in verschillende fases van hun leven. Hun brede blik, fysiek, sociaal en emotioneel, vormt de kern van het principe van levensloopzorg. De organisatie zoals die nu bestaat, is ontstaan uit een fusie tussen meerdere partijen. Daarmee ontstond één gezamenlijke visie én een uniforme werkwijze die een stevige basis legde voor verdere groei.
Met die groei kwam ook de behoefte om processen niet alleen goed uit te voeren, maar ze ook professioneel vast te leggen. De praktijk was stevig georganiseerd, maar zoals in veel zorgorganisaties zat veel cruciale kennis in hoofden. Documenteren moest wel, maar door de dagelijkse dynamiek en andere prioriteiten bleef het vaak liggen.
Juist daar vond Amarijn in Stippt de juiste partner. Niet om processen opnieuw te ontwerpen, maar om ze samen met teams volledig, eenduidig en gestructureerd te documenteren. Is dit niet iets wat elke organisatie zichzelf zou moeten gunnen?
In dit interview vertellen manager financiën Arjan Verstijnen en Stippt consultants Robin en Egbert over de samenwerking, de aanpak én de impact van dit traject.
Waarom Stippt
Arjan:
“We hadden Stippt eerder gesproken in verband met een ander vraagstuk. Wat toen meteen opviel, was hoe grondig ze zich verdiepen in een organisatie. Dus toen we iemand zochten die ons kon ondersteunen bij het documenteren van onze processen, kwamen we vanzelf weer bij hen uit. De accountmanager kwam persoonlijk naar Vlissingen om onze situatie te begrijpen en de vraag scherp te krijgen. Die betrokkenheid gaf vertrouwen. We zochten een partij die meedacht, snel schakelde en écht wilde weten hoe wij werken, dat vonden we bij Stippt.”
Aanpak en samenwerking
Arjan:
“In augustus startten we. Stippt hield interviews met onze interne experts, dook in alles wat er al was en werkte dat uit tot een uniforme, overzichtelijke set procesbeschrijvingen. Wat ik sterk vond, was de manier waarop ze informatie ophaalden. Niet alleen bij mij, maar juist in de teams zelf. Daardoor werd het geen top down verhaal, maar iets wat mensen herkenden en zelf konden toelichten. Binnen twee maanden lagen er complete documenten klaar, inclusief flowcharts en risicoanalyses. Een hoog tempo, zonder dat het aan kwaliteit inlevert”
Ook vanuit Stippt kijkt men met een heel prettig gevoel terug op de samenwerking met Amarijn.
Robin:
“Iedereen was open over wat goed ging en wat beter kon. Als er iets technisch niet lukte, schakelden ze direct ICT in. Waarop er altijd in oplossingen werd gedacht. De samenwerking voelde daardoor heel natuurlijk: we waren één team met hetzelfde doel.”
Egbert:
“Amarijn reageerde snel en betrok steeds de juiste mensen. Daardoor ontstond er een geoliede machine waarin feedback direct kon worden verwerkt, zowel aan onze zijde als aan de zijde van Amarijn. Omdat iedereen zo benaderbaar was, konden we doorwerken zonder vertraging. Dat gaf energie, je merkt dan dat je samen echt stappen zet.”
De impact
Arjan:
“De nieuwe procesdocumentatie leverde meteen resultaat op. Tijdens de interimcontrole kreeg onze accountant in één keer inzicht in hoe onze nieuwe financieel administratieve processen zijn ingericht. Dat maakte het overleg eenvoudiger en gaf duidelijke aanknopingspunten voor vervolgstappen.
Ook binnen andere afdelingen wordt de documentatiestijl inmiddels gebruikt als voorbeeld. De uniforme manier van werken, met dezelfde structuur, opbouw en visualisaties, helpt om processen organisatiebreed eenduidig vast te leggen.
Daarnaast bleken de documenten voor 90 tot 95% aan te sluiten op de eisen van NEN 7510. Dat was niet ons primaire doel, maar het helpt ons wel om toekomstige stappen op het gebied van informatiebeveiliging makkelijker te zetten.”
Robin bevestigt dit:
“Ze hebben nu documenten die ze zelf eenvoudig kunnen aanpassen. Daardoor kunnen ze de methodiek ook toepassen op processen van bijv. HR. De risicomatrix helpt om risico’s vroeg te zien en structureel te voorkomen.”
Egbert:
“Toen het eerste format werd goedgekeurd, konden we alles op dezelfde manier uitrollen. Dat maakte de documentatie herkenbaar en consistent.”
Conclusie
Arjan:
“We kijken heel positief terug op de samenwerking. Het bracht rust, structuur en overzicht in een periode vol verandering. We hebben nu een basis gelegd waar we zelf nooit aan toe kwamen. Die kunnen we nu uitbreiden en verder onderhouden.
De samenwerking met Stippt voelde niet als een eenmalig project, maar als een traject waarbij we samen investeerden in de toekomst van Amarijn. Dat maakt het verschil.”